DEFINICION DE ADMINISTRACION

Administración es el proceso de diseñar y mantener ambientes en que los individuos que colaboran en grupos cumplen eficientemente objetivos seleccionados.
Sin embargo, habrá que ampliar esta definición básica:
Un administrador desempeña funciones gerenciales para planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.
La Administración se aplica en toda organización.
El objetivo de todos los administradores es el mismo: generar utilidades a bajos costos.
La administración tiene que ver con la productividad, lo que significa eficacia y eficiencia.

OTRAS DEFINICIONES DE ADMINISTRACIÓN:
· Proceso mediante el cual un grupo de personas dirige las acciones de otras , para alcanzar objetivos comunes.
· Coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los objetivos establecidos.
· La administración constituye la manera de utilizar los diversos recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, informáticos y tecnológicos para alcanzar objetivos y lograr excelente desempeño.
· Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo eficaz de todos los recursos organizacionales para alcanzar determinados objetivos de una manera eficiente y eficaz.

El Administrador:
El administrador es el responsable del desempeño de una o más personas de la organización.

El administrador obtiene resultados a través de la organización y de las personas que trabajan en ella. Por consiguiente planea, organiza, dirige personas, gestiona y controla los recursos materiales, financieros, informáticos y tecnológicos para conseguir determinados objetivos.

El administrador cumple las tareas gracias a las personas. El administrador asume toda la responsabilidad de ayudar a lograr un buen desempeño.

El administrador imprime dirección y rumbo a su organización, lidera y decide cómo se deben disponer y emplear los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa.

GLOSARIO
· Productividad: Capacidad del administrador de sacarle el máximo provecho a la empresa, aprovechando al máximo el potencial de producción, mediante adecuada tecnología, mejorando y evaluando los indicadores de productividad mediante el uso de registros (producción por hora, contabilidad, inventarios), que permitan identificar los costos y atacarlos a tiempo para evitar pérdidas e incrementando la calidad. Procurar que cada unidad producida consuma los recursos y materia prima estrictamente necesarios y obtener así un costo mínimo, competitivo, que represente rentabilidad y permanencia de su negocio en el tiempo.

· Eficacia: relacionada con los fines y propósitos, es el grado en que la administración consigue sus objetivos. Es la medida del resultado de la tarea o del objetivo establecido.

· Eficiencia: Es hacer las cosas bien y de manera correcta, es una medida de la proporción de los recursos utilizados para alcanzar los objetivos. La administración puede alcanzar un objetivo con el mínimo de recursos.
Es la relación entre los recursos aplicados y el producto final obtenido, es decir, razón entre esfuerzo y resultado, entre costo y beneficio.

DEFINICIÓN DE EMPRESA

¿Qué es una empresa? Definición por varios autores:
Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos.
Según el Código de Comercio, Art. 25: “Se entenderá como empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios”.
Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.

¿Cuáles son los recursos básicos de la empresa?
· Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, vehículos, inventarios, etc.

· Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionará.

· Talento Humano: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento más importante dentro de la organización.

· Técnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, técnicas de producción, técnicas de evaluación del desempeño, etc.

CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

a. Según su actividad:
· Agropecuarias:
Son aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios en grandes cantidades. Son las empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, por ejemplo, pesca, agricultura, caza, explotación de bosques, etc.
Ejemplos: granjas avícolas, porcícolas, invernaderos, haciendas de producción agrícola, ganadería intensiva de bovinos, entre otras.
· Mineras:
Son las que tienen como objetivo principal la explotación de los recursos del suelo.
Ejemplos: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas, y de otros minerales. En nuestra región encontramos la mina de mármol.
· Industriales:
Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados. Se dedican a la producción de bienes, mediante la transformación de la materia prima a través de los procesos de fabricación.
Ejemplos: fabricas de telas, fabricas de camisas, fabricas de muebles, fabricas de calzado, fabrica de pulpas, mermeladas y encurtidos.
· Comerciales:
Son Empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados, tales como almacenes, librerías, farmacias, supermercados.
· De servicios:
Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad.
Ejemplos: Servicios en salud, en educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros, y otros servicios.
Una empresa dedicada a la aviación, un centro de salud, una universidad, una funeraria, una odontología, entre otras.

b. Según la propiedad:
· Privadas:
Son las empresas que para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares.
Ejemplos: un centro educativo, un supermercado propiedad de una familia, un taller de carros, una fabrica de ropa, una empresa de lácteos.
· Oficiales o Públicas:
Son las empresas que para su funcionamiento reciben aportes del Estado.
Ejemplos: Hospitales Departamentales, Colegios Nacionales.

· De economía mixta:
Son las empresas que reciben aportes de los particulares y del Estado.
Ejemplos: Una Universidad Semi Oficial, ISAGEN, Banagrario.

c. Según su tamaño: En Colombia la ley 905 y 504 de Mipymes hacen referencia a la clasificación de las empresas en el país según su dimensión.
· Microempresa:
Posee menos de 10 trabajadores.
· Pequeña empresa:
Es la que maneja escaso capital. Su contabilidad es sencilla, cuenta con menos de 50 empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional.
· Mediana empresa:
En este tipo de empresa puede observase una mayor especialización de la producción o trabajo, en consecuencia el número de empleados es mayor que el anterior, tiene de 50 a 250 empleados laborando, la inversión y los rendimientos obtenidos ya son considerables, su información contable es amplia y su producto solamente llega al ámbito nacional.
· Gran empresa:
Es la de mayor organización, posee personal técnico, profesional y especializado para cada actividad, las inversiones y rendimientos son de mayor cuantía. Tiene más de 250 empleados, y su producto abarca el mercado internacional.
Ejemplos: Coca-cola, Sofasa, Carvajal, Microsoft.

d. De acuerdo con el número de propietarios.
· Individuales:
Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares.
· Unipersonales:
Es la persona natural o jurídica*, que, reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio, destina parte de sus activos para una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica.

*Persona Jurídica es una persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones por medio de un representante legal


· Sociedades:
Son las empresas de propiedad de dos o mas personas llanadas socios.
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad, y se denominan socios, los cuales hacen un aporte en dinero, en trabajo o en bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre si las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

1. Sociedades de personas:
· Sociedad Colectiva:

Esta constituida por dos o mas personas; los socios pueden aportar dinero o bienes, y sus responsabilidad es ilimitada y solidaria. La razón social se forma con el nombre o apellidos de uno o varios socios seguido de la expresión & Compañía.

Ejemplos:
Hermanos e Hijos & Compañía.
Cruz, Díaz & Compañía.

Sociedad en comandita simple:
Se forma por dos o mas personas, de las que por lo menos una tiene responsabilidad ilimitada; en la razón social debe figurar el nombre o apellido de los socios que tienen responsabilidad ilimitada, seguido de la expresión & Cía. S. en C.

Ejemplo:
Torres & Cía. S. en C.

2. Sociedades de capital:
Sociedad Anónima:
Se forma con mínimo de cinco socios. El capital aportado esta representado en acciones. La razón social se forma con el nombre que caracteriza a la empresa, seguido de la expresión S.A.

Ejemplo: Galletas Tostaditas S.A.

Sociedad en comandita por acciones:
Se constituye por uno o más socios con responsabilidad ilimitada y cinco o más socios con responsabilidad limitada. El capital está representado en títulos de igual valor. Se distingue porque la razón social va acompañada de las iniciales S. C. A. (Sociedad en Comandita por Acciones).

Ejemplo: Computadores y Equipos S. C. A.

3. Sociedades mixtas:
El prototipo de esta sociedad es:
Sociedad de responsabilidad limitada: los socios pueden ser mínimo dos, máximo veinticinco. El capital esta dividido en cuotas de igual valor. La razón social está seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda.

Ejemplo: Almacén El Estudiante, Ltda.

4. Sociedad sin ánimo de lucro:
Son entidades que persiguen exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos y de servicios, sin ánimo de lucro.

Ejemplo: Agrovictoria, de propiedad de varios agricultores y productores pecuarios del municipio de Victoria, los cuales persiguen el bien común de comercialización de sus productos.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social y principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre libremente, podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos físicos podrá aclararnos mejor estas dos fases.

La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción del organismo. En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando y definiendo los tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.

La segunda etapa. Cuando ya está totalmente estructurado el organismo, desarrolla las funciones en toda plenitud, operaciones o actividades que le son inherentes, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.

De igual manera ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de una o pocas personas, todo se dirige a la estructuración de ese organismo social; cuando esta debidamente estructurado, existe una segunda etapa, que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.

Para efectos de una mejor comprensión de este tema se exponen a continuación algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo:

Henry Fayol. Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y control.
Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y control.
G. R. Terry. Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.
Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.
Burt K. Scanlan. Etapas. Planeación, organización, dirección y control.

De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, puede concluirse que, cuatro son las etapas básicas para su estudio y conformación de sus dos principales fases. Fase estática, compuesta por la planificación y la organización, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a realizar? respectivamente.

La otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de la empresa, permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y así mismo poder evaluar tales acciones, y aquí se encuentran las fases de dirección y control.

Otra razón por la cual se les ha dado en llamar fase estática y dinámica, es debido a la relación que se tiene con las personas. Generalmente en la fase estática se tiene poca o nula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica, existe gran actividad e interacción con otros seres humanos.

I. Planeación.

¿Qué se entiende por Planeación?

La Planeación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede depàrar el futuro, se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia dónde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

La planeación define lo que pretende realizar la empresa en el futuro y cómo debe realizarlo. La planeación es la primera función administrativa, y se encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera adecuada. , con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro.

¿Cuál es la importancia de la Planeación?

· Propicia el desarrollo de la empresa.
· Reduce al máximo los riesgos.
· Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El proceso de la Planeación:

Según varios autores hay diferentes criterios para planear:

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificación, a saber:

1) Detección de una oportunidad.
2) Establecimiento de objetivos.
3) Consideración de las premisas de planificación.
4) Identificación de las alternativas.
5) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
6) Elección de una alternativa.
6) Elaboración de los planes de apoyo.
7) Elaboración del presupuesto.

Lourdes Munch Galindo y José Garcia Martinez proponen que para planear se pueden seguir los siguientes pasos:

1) Propósitos
2) Investigación
3) premisas (DOFA)
4) Objetivos
5) Estrategias
6) Políticas
7) Programas (gráfica de Gantt)
8) Presupuestos

Comparación de autores sobre: ETAPAS EN LA PLANEACIÓN

AUTOR KOONTZ, Harold;

1.ESTAR AL TANTO DE LAS OPORTUNIDADES (MATRIZ DOFA)
Diagnóstico de la situación actual de la empresa
2. ESTABLECER OBJETIVOS O METAS
4. CONSIDERAR LAS PREMISAS
5. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS
6. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS
7. ELEGIR UNA ALTERNATIVA
8. FORMULAR PLANES DE APOYO
9. EXPRESAR LOS PLANES EN NUMEROS (PRESUPUESTOS)


AUTORES MUNCH GALINDO, Lourdes y GARCIA MARTINEZ, José

1.PROPOSITOS
2. INVESTIGACIÓN
3. PREMISAS (DOFA)
4. OBJETIVOS
5. ESTRATEGIAS
6. POLITICAS
7. PROGRAMAS (GRÁFICA DE GANTT)
8. PRESUPUESTOS

Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, así como de clarificar y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiaran las etapas de la planeación y su terminología. Cabe mencionar que todavía no existe un criterio unificado en cuanto a los pasos a seguir para planear, pero la que se presenta se toma de varios autores y es, a juicio del Administrador Luis Fernando Dueñas Garzón, la más idónea, ya que proporciona una metodología sistemática que sirve como marco de referencia al desarrollar un plan.

PASOS PARA LA PLANEACION
(UNIFICANDO CRITERIOS DE VARIOS AUTORES)

1. PROPOSITO O MISION y VISON DE LA EMPRESA
2. DIAGNOSTICO
(MATRIZ DOFA)
Diagnóstico de la situación actual de la empresa: Investigación o Información.
3. ESTABLECER OBJETIVOS O METAS
4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS
5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS
6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA
7. PROGRAMAS (GRÁFICA DE GANTT)
8. EXPRESAR LOS PLANES EN NUMEROS (PRESUPUESTOS)

Etapas de la Planeación

1. PROPÓSITO o MISION
La misión de una organización es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo de creación de la empresa, y a la que debe servir. La definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: quiénes somos?, Qué hacemos?, por qué hacemos lo que hacemos?. En el fondo, la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente. Es importante conocer la misión y los objetivos esenciales, pues si el administrador no sabe por qué existe LA EMPRESA, ni hacia dónde quiere ir, jamás sabrá decir cual es el mejor camino que se debe seguir.


Cada empresa tiene su misión propia y específica. La misión debe constar de una declaración formal y escrita, el denominado credo de la organización, para que sirva de recordatorio periódico que indique a los empleados hacia dónde y cómo conducir los negocios. Para que sea eficaz, la formulación o declaración de la misión debe describir con claridad:

a. Cuál es el propósito fundamental del negocio.
b. Quién es el cliente o cuales son los sectores objetivo o el mercado que se debe atender.
c. Cuál es la contribución de la empresa a la sociedad.
d. Cuáles son los compromisos y valores y creencias que impulsa la empresa.
e. Cuáles son las necesidades básicas que el negocio debe atender y cómo atenderlas.

Ejemplo:
Se presenta a continuación la Misión de la Empresa Ford Motor Company.
MISION
Nuestra misión es mejorar continuamente nuestros productos y servicios, para atender las necesidades de nuestros consumidores, de modo que podamos prosperar como un negocio y proporcionar un razonable retorno a nuestros accionistas, los propietarios de nuestros negocios.

VISON:
La Visión es la imagen que la empresa tiene respecto de si misma y de su futuro. Es el acto de verse en el tiempo y el espacio.
Muchas EMPRESAS colocan la visión como el proyecto de lo que quieren ser dentro de cierto plazo y el camino futuro que pretenden seguir para lograrlo.
Ejemplo de Visión de una empresa:
Actualmente somos la segunda mayor productora de pollo en la región.
Queremos ser la primera productora de lácteos de la región.
La satisfacción de los clientes alcanza el 83%,
La satisfacción de los consumidores deberá alcanzar el 95%.
Nuestra producción actual es de 2000 pollos mensuales
Nuestra producción mensual deberá alcanzar 5.000 pollos mensuales.

Ejemplo de Visión de una empresa de prestación de servicios:
Visión: conquistar y mantener la posición de ser la más avanzada empresa de asistencia técnica en el área de sistemas informáticos de la región.
Para concluir se puede decir que la planeación se inicia a partir de la definición de la misión o propósitos.

2. ESTRATEGIAS, MATRIZ DOFA.
Investigación o información.

Hoy en día los administradores se valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables. La matriz DOFA es una herramienta que le ayudar a saber qué debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La matriz DOFA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la articulación de las amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades con las fortalezas internas de la organización.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el
objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.

(F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
FACTORES EXTERNOS: Son aquellos cambios medioambientales, tecnológicos, políticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro de la empresa.

FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades.
Debilidades, ejemplo - la falta de capital. Prevención de accidentes, maquinaria y equipos disponibles, capacitación del talento humano.

Oportunidades, ejemplo - contar con los suficientes clientes potenciales para ofrecer nuestros productos.
Fortalezas, ejemplo - contar con el personal suficiente y capacitado que sepa brindar la mejor calidad en nuestros productos.
Amenazas, ejemplo - Impuestos, estabilidad política del país, medioambiente, enfermedades, crecimiento demográfico, la competencia, la posición en el mercado, cambios en la demanda, fuentes de financiamiento, comportamiento de los consumidores, transporte, rapidez en los avances tecnológicos. la competencia, podría ser una amenaza pero si lo gramos esquivarla tal vez no, ofreciendo la mejor calidad en el producto y buenos precios al publico.

Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organización podría desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno.

Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear resultados desastrosos para cualquier organización. Una forma de disminuir las debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas.

La matriz DOFA conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias:

1. La estrategia DA, (debilidades y Amenazas), esta estrategia puede requerir que la empresa forme una sociedad o que se liquide.
2. La estrategia DO, ( Debilidades y Oportunidades), esta estrategia tiene como propósito minimizar la debilidades y maximizar las oportunidades. De este modo una empresa con cientas debilidades en algunos aspectos, puede fortalecerlos internamente o adquirir del exterior las capacidades necesarias, como tecnología o las personas con esas habilidades, para aprovechar las oportunidades del ambiente externo.
3. La estrategia FA, (fortalezas y amenazas) con esta estrategia una compañía aprovecha las fortalezas tecnológicas, financieras, admninistrativas, o de comercialización para hacer frente al peligro que representa un nuevo producto introducido por su competidor.
4. La situación más deseable es aquella en que una empresa aplica sus fortalezas para aprovechar las oportunidades, (la estrategia FO).

3. OBJETIVOS:
Una vez que se han establecido los propósitos (la misión), investigado y determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz DOFA, se establecen los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los resultados de lo que debe hacerse, los campos en que debe insistirse más y lo que hay que conseguir con el conjunto de las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos, y programas.

Ejemplo:
DEBILIDAD:
Baja producción.
(500 productos/máquina/día)

Objetivo:
Lograr una producción de 700 productos por máquina al día.

Objetivos específicos: son los medios por los cuales se piensa lograr el objetivo general.

Ejemplo: Capacitar y motivar a los operarios,

Ejemplo: Dar un mantenimiento adecuado a las máquinas.

Ejemplo: Aumentar los controles tanto de operarios como de las máquinas.

4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:

El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar alternativas de acción. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número de tal modo que se puedan analizar las más prometedoras. De ordinario el experto en planeación debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.

5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS ELEGIDOS, EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS.
Después de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede parecer la más rentable, pero quizá impone un desembolso de efectivo cuantioso y una recuperación lenta; otro puede parecer menos rentable, pero se corren menos riesgos; otro más cumple mejor los objetivos a largo plazo de la empresa.
En la mayor parte de las situaciones hay tantas alternativas y es preciso considerar tantas variables y limitaciones que la evaluación llega a ser sumamente difícil.

6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA.
En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de decisiones.

7. PROGRAMAS.
Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:
Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.

Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad.

La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, que actividades deben realizarse posteriormente.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

La gráfica mas comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt.


8. PRESUPUESTOS:
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.
Detallar costos de producción. Consultar precios verdaderos de materia prima, equipos necesarios, arriendos, servicios públicos, entre otros.
Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.

II. Organización

II. ORGANIZACIÓN:
La organización es la función administrativa relacionada con la distribución de tareas a los equipos o departamentos. Por consiguiente, es el proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de una empresa, para conseguir los objetivos fijados.

Organizar consiste en identificar y clasificar las actividades de la empresa; también involucra agrupar las actividades que conducirán a cumplir todos los objetivos impuestos, asignándole cada una de esas actividades a una persona en particular. (Delegar funciones).

Para esto es fundamental determinar que cargos hay disponibles y que perfil de trabajador se requiere para desempeñar la actividad determinada.

Una empresa puede organizarse por áreas, en las que una persona con autoridad y responsabilidad desempeña varias actividades específicas. Así mismo en una empresa se deben organizar las labores de tal forma que las personas conozcan sus funciones y sepan quien dirige o coordina los trabajos.

Elementos de la organización

División del trabajo: Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
La primera: jerarquización, que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia.
La segunda: departamentalización, que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.

En general, lo que hace toda empresa es agrupar sus actividades y personas de acuerdo con las funciones que realiza. Las funciones básicas de una empresa son:

· Producción: creación y procesamiento de bienes y mercancías, incluyéndose su concepción, procesamiento en las diversas etapas, transformación, fabricación, manufactura de un producto, prestación de un servicio.


· Ventas: capacidad de encontrar clientes, pacientes, parroquianos, estudiantes o miembros que acepten un bien o un servicio a cierto precio o costo.

· Finanzas: reunir y cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa.

La base de toda empresa es el organigrama o distribución de funciones por departamentos.

III. Dirección

III. LA DIRECCION:
La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. En consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo de la influencia para activar y motivar a las personas para alcanzar los objetivos empresariales. Se encarga de comunicar las tareas y motivar a las personas para que ejecuten las tareas esenciales.

¿Cuál es la importancia de la Dirección?
Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de las otras funciones administrativas (planeación, organización y control), si no se logra una buena ejecución, la cual depende directamente de una buena dirección. Por lo anterior se debe lograr ser buen líder.

El liderazgo tiene diferentes significados para varios autores. Harry Truman, presidente de Estados Unidos, decía que el liderazgo es la capacidad para hacer que los hombres (y las mujeres) hagan lo que no quieren hacer y que les guste hacerlo. Harold Koontz, autor del libro Elementos de Administración, define el liderazgo como la influencia, es decir, el arte o proceso de influir sobre las personas de tal modo que se esfuercen de manera voluntaria y entusiasta por alcanzar las metas de sus grupos. Idealmente, las personas deben estar motivadas para aplicar en el trabajo no nada más su voluntad, sino también celo y confianza. El celo es ardor, seriedad e intensidad en la ejecución del trabajo; la confianza es resultado de la experiencia y la pericia técnica.

Pero ¿Cómo lograr estos resultados en los trabajadores? La respuesta es, por medio de la motivación.

La Motivación.
¿Qué es la motivación?
La palabra motivación proviene del latín "motus", que significa movido, y "motio" que significa movimiento.

Según Harold Koontz, la motivación es un término genérico que se aplica a una serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Por lo tanto, los administradores motivan a sus subordinados, para que realicen cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.

Como seres humanos que somos, nuestras motivaciones pueden ser sumamente complejas, y hasta contradictorias. Algunas personas pueden estar motivadas por el deseo de adquirir bienes y/o servicios tales como vehículos, casa, vestimenta, viajes, etc., y al mismo tiempo, otro individuo puede estar motivado por el deseo de obtener estatus social, autorrealización, etc.

¿Qué son los motivadores?
Dentro del concepto de motivación tenemos también a los motivadores, que según Koontz son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño. Entonces, son todas aquellas recompensas o incentivos que los administradores brindan al empleado, a fin de que estos se sientan entusiasmados en el desarrollo de sus tareas.

¿Motivación o satisfacción?
Unos conceptos que tienden a confundirse son motivación y satisfacción. Tal y como se señaló antes, el primero se refiere al impulso ó deseo que una persona o empleado tiene de lograr algo; en tanto que el segundo se refiere al gusto que se experimenta una vez alcanzado el deseo. O sea, que la motivación implica un impulso hacia un resultado, mientras que la satisfacción es el resultado alcanzado.

Algunas teorías sobre la motivación.
Teoría de la Jerarquía de las Necesidades.
Esta teoría se enfoca en las necesidades internas de las personas, creada por Abraham Maslow, presenta cinco tipos de necesidades, las cuales están clasificadas jerárquicamente, así:
1. Necesidades fisiológicas: son aquellas indispensables para mantener el equilibrio orgánico en el individuo, tales como alimentación, sed, sueño, aire, vivienda, ropa, etc.
2. Necesidades de Seguridad: constituyen el deseo del individuo de tener seguridad tanto en lo físico como en lo psicológico, y acá se pueden mencionar a la seguridad ciudadana, estabilidad laboral, etc.
3. Necesidades de pertenencia: la necesidad de pertenecer a un grupo es vital para la existencia de las personas, por lo que se tiende a establecer relaciones afectivas con otros seres humanos.
4. Necesidad de estima: todo individuo necesita tener cierto grado de poder dentro de su grupo, ser respetado y autosuficiente, así como estatus y reconocimiento.
5. Necesidad de autorrealización: constituye la tendencia del hombre a desarrollar sus propias potencialidades, puede ser expresada como el deseo de llegar a ser todo lo que uno es capaz, por ejemplo, desarrollo de ideas creativas e innovadoras, superación académica y profesional, etc.


Teoría X y Y de la motivación.
Douglas McGregor fue quién dio origen a la Teoría X y Y. Sus tesis sobre las capacidades humanas y la necesidad de la autorrealización las fundamenta en las teorías de Abraham Maslow y Frederick Herzberg.

TEORÍA X
· La Motivación principal del hombre son los incentivos económicos.
· El hombre es un agente pasivo que requiere ser administrado, motivado y controlado por la organización.
· Los objetivos individuales se oponen a los de la organización.
· Las emociones humanas son irracionales y no se les debe dar cabida en el trabajo.
· El hombre es esencialmente perezoso y debe ser estimulado mediante incentivos externos.

TEORÍA Y

· El trabajo puede ser una fuente de satisfacción, el hombre común no siente que sea desagradable trabajar.
· Las personas pueden ejercer el autocontrol y auto dirigirse.
· Las personas pueden alcanzar sus propios objetivos individuales en la medida que dirigen sus esfuerzos hacia los objetivos de la organización.
· No se debe dejar de considerar las necesidades propias de los seres humanos, así como, sus emociones.
· La motivación, el potencial de desarrollo y la capacidad de asumir responsabilidades, están presentes en las personas..

La teoría X postula que los seres humanos sienten desgano y apatía por el trabajo, que lo realizan de forma obligada y que la mayoría prefieren que se les indique como realizar las cosas.

Por el contrario, la teoría Y sostiene que el trabajo es algo tan natural para el ser humano como dormir o jugar, que los individuos son capaces de autocontrolarse y autodirigirse, que tienen gran capacidad creativa.

Para McGregor, el punto de partida de la administración, responde a la pregunta acerca de cómo se ven a si mismo los administradores con relación a los demás. De lo anterior se puede concluir que:
a) La teoría X es pesimista, estática y rígida.
b) La teoría Y es optimista, dinámica y flexible.
c) Las teorías se basan en supuestos, no son prescripciones ni sugerencias.
d) No implica necesariamente un tipo de administración dura ni otra suave.
e) Estas teorías son visiones acerca del comportamiento del ser humano

Estilos basados en el uso de la autoridad:
Se aplican tres estilos básicos, el líder autocrático exige y espera cumplimiento, es dogmatico, inflexible y dirige aprovechando su poder de dar las recompensas y castigos. Ejerce por sí solo la autoridad. El estilo autoritario es de dominación, impone sus decisiones, en otras palabras, es un dictador. Algunos líderes autocráticos aparecen como “autócratas benevolentes”, escuchan atentamente las opiniones de sus seguidores antes de tomar una decisión, pero la decisión es de ellos.

El líder democrático, consulta con sus subordinados ciertas medidas y decisiones propuestas y los incita a participar. Los líderes que se encuentran en esta categoría consideran que además de consultar a sus seguidores y ponderar sus opiniones, también deben hacer todo lo que puedan para apoyarlos en la realización de sus tareas.

El líder facilista o de “rienda suelta”, usa su poder muy poco, si es que lo usa realmente alguna vez, y da a los subordinados mucha autonomía en sus operaciones. Estos líderes acuden a los subordinados para fijar sus propias metas y los medios para lograrlas y consideran que su rol es el de colaborar con las actividades de sus seguidores, en calidad de informador y contacto con el medio externo.

El uso de cualquier estilo depende de la situación. Un administrador puede ser muy autocrático en una emergencia; uno difícilmente imaginaría a un jefe de bomberos celebrando una junta muy prolongada con la cuadrilla de trabajo, para considerar la mejor manera de apagar un incendio. Los administradores también son autocráticos cuando sólo ellos tienen las respuestas para ciertas preguntas.
El líder que consulta a sus subordinados adquiere muchos conocimientos y mejora la dedicación de los empleados.

La Toma de Decisiones
Todos tenemos que tomar decisiones constantemente. Estas van desde la decisión elemental que un infante toma cuando decide retirar la mano de una tina de agua caliente, hasta las decisiones sumamente importantes que se toman al negociar acuerdos entre empresas.
La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones. Por lo tanto, es el acto más importante en la práctica gerencial la toma de decisiones. Una decisión es una resolución o determinación final.
También se ha definido la toma de decisiones como la selección de un curso de acción entre dos o más alternativas.


El término decisión se deriva de decidere, que significa "cortar", o sea, el administrador, una vez que ha tomado la decisión, requiere firmeza en su propósito, y debe recordarse que las decisiones a nivel administrativo, son el fundamento de la planificación y el resto de fases del proceso administrativo.
En administración, los gerentes e incluso los empleados, toman más opciones por decisiones, porque una decisión no se puede modificar, en otras palabras, significa abandonar el pasado.

Decisiones Estructuradas y No Estructuradas. Las decisiones estructuradas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que posibilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o descartan alternativas. Verbigracia, los administradores rara vez tienen que preocuparse por el rango salarial de un trabajador recién contratado, ya que por regla general, las empresas cuentan con una escala salarial establecida para todos los puestos. Existen procedimientos de rutina para tratar asuntos de rutina.

Las decisiones estructuradas se utilizan para abordar problemas recurrentes, sean de gran complejidad o simples. En cierta medida, las decisiones estructuradas restringen la libertad, ya que el trabajador tiene menos campo de acción para decidir qué hacer. No obstante, el objetivo de las decisiones estructuradas es liberar.

Las decisiones no estructuradas abordan problemas poco frecuentes, o excepcionales. Si una situación no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que la cubra una política o si resulta tan importante que merece atención especial, deberá ser manejada como una decisión no estructurada. Problemas como distribuir los recursos de una empresa, qué hacer con una línea de productos que no tuvo el éxito esperado, cómo hacer para mejorar las relaciones con la sociedad, etc., constituyen situaciones dónde el gerente toma decisiones trascendentales del tipo no estructurada.

En tanto se asciende en el nivel jerárquico de la empresa, la capacidad para tomar decisiones no estructuradas toma mayor relevancia. Es por eso que la mayor parte de los programas de desarrollo de administradores, y especialmente los gerentes, pretende mejorar las habilidades para la toma de decisiones no estructuradas, por regla general, enseñándoles a analizar los problemas en forma sistemática y tomar decisiones lógicas.

La Comunicación
Ya sea que se trate de un distrito escolar, un banco, un sistema de transporte o una planta manufacturera, la comunicación eficaz es esencial.

¿Qué es comunicación?
La comunicación se puede definir como la transferencia de información y entendimiento entre personas por medio de símbolos con significados.
La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, para poder expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones, etc., de la misma manera se vuelve imperiosa dentro de las empresas, por lo que se pueden mencionar algunos beneficios en los cuales ayuda:

· Establecer y difundir los propósitos y metas de la empresa.
· Desarrollar planes para lograr dichos propósitos.
· Organizar los recursos humanos en forma efectiva.
· Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa.
· Originar un clima de amplia participación.
· Controlar el desempeño de los miembros.
· Influir en la motivación de nuestros trabajadores.

El proceso de la comunicación.
Para llevar a cabo una comunicación eficaz, es necesario que en el flujo de la transmisión de ideas, intervengan varios elementos, los que se describen a continuación:
1. Emisor (codificador): fuente de información e iniciador del proceso de comunicación. Es su responsabilidad elegir el tipo de mensaje y canal más eficaces, tras de lo cual codifica el mensaje.
En una empresa será la persona que tiene una información, necesidades o deseos y la intención de comunicarlos a una o más personas.
La Codificación consiste en la traducción de información a una serie de símbolos para la comunicación. Esta es necesaria porque la información únicamente puede transmitirse de una persona a otra por medio de representaciones o símbolos.
2. Receptor (decodificador): es el individuo que recibe, por medio de sus sentidos, el mensaje del transmisor.
La decodificación es la interpretación y traducción de un mensaje para que la información tenga sentido. Uno de los principales requisitos que debe cubrir el receptor es la capacidad de escuchar.
Escuchar es el acto de prestar atención a un mensaje, no únicamente oírlo. Lineamientos para la escucha eficaz
3. Mensaje: es la información codificada que el transmisor envía al recepto. El mensaje puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o más de los sentidos del receptor.
4. Canales: Es el medio de comunicación entre el transmisor y el receptor, algo así como el aire es para las palabras y el papel para las letras.
5. Retroalimentación: es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibió y comprendió.
6. Percepción: es el significado atribuido a un mensaje por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los individuos, por la manera en que organizan esos elementos en su memoria y por los significados que les atribuyen.

Barreras en la Comunicación.
Son las condiciones o factores que interfieren en la transmisión efectiva de un mensaje, y entre ellas se encuentran:
Barreras Interpersonales.
· La interpretación que realiza el receptor del mensaje.
· Defectos fisiológicos del emisor o receptor.
· Los sentimientos y emociones del emisor o receptor.
· Las condiciones medio-ambientales en que se da el mensaje.
· El uso de la semántica, tales como diferencias de lenguaje, palabras no adecuadas, información insuficiente, etc.

Barreras empresariales.
Cuando una empresa crece, su estructura orgánica se amplía mucho, originando problemas en la comunicación, con lo que se generan situaciones donde se agrega, se modifica, se elimina o se cambia totalmente un mensaje, y más si el mensaje ha sido transmitido en forma oral.

Otra barrera se traduce en la autoridad administrativa, donde se debe recordar que la autoridad es una característica de toda empresa, por lo que, esa supervisión genera una barrera, y por último, la especialización es otra barrera que afecta la eficacia de la comunicación.

IV. Control

IV. EL CONTROL:
El control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño empresarial para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, lo organizado y dirigido; de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para corregir los desvíos.
Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente".

En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas".

El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.

Importancia.
El control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel.

En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa:
· Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos.
· Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.
· Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.
· Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.

Áreas estratégicas de control.
El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito.

Estas áreas, por regla general, involucran las principales actividades de la empresa, o grupos de actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa. Algunas áreas básicas de resultados son áreas como producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad.

Estas áreas básicas de resultados, a su vez, son utilizadas para definir normas y sistemas de control más detallados.

En las empresas de hoy, muchas áreas clave de resultado (ACR) son interfuncionales. Una empresa podría definir sus ACR para un equipo dirigido hacia el servicio a los clientes, en términos de las respuestas proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios.
Control Gerencial y Operativo.
El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa, generalmente recae en el Gerente General de la compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organización.

Algunas características son:
· Focalizar la acción a los programas o las unidades organizacionales.
· La información debe comparar lo planeado con lo realizado.
· Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.
· Es periódico, programado, rítmico.
· Debe ser íntegro.

El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como aquellos que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se asegura de que las tareas específicas sean realizadas con efectividad.

El Proceso del Control
Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una organización, y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos básicos que son:

1) establecimiento de normas, parámetros y métodos;
2) medición del desempeño o resultado obtenido y
3) Ejecución de las acciones correctivas.

1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: Acá se encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definición, normas son sencillamente criterios de desempeño. Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organización. Estas deben definirse en términos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad. Además, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.

2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible. Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo establecido a través de los estándares y objetivos en el paso anterior, se estén logrando como lo planificado. Este es un proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medición y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo está bajo control.

3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.
En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:
· Rediseñando los planes o modificando las metas.
· O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.
· También pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor selección y capacitación de los empleados.
· Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado.
· Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación, como las detalladas en este curso.

EL MEDIO EXTERNO COMO FACTOR CONDICIONANTE EN LA EMPRESA

Como ya se imaginarán, nadie se encuentra operando solo dentro de la actividad económica. Existe gran variedad de elementos que se conjugan e inciden en la empresa, nos estamos refiriendo al entorno en que se desenvuelve la organización.

Puede definirse el entorno de la organización como todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividiéndolos en dos: Macroambiente y Microambiente.

El Macroambiente, lo constituyen todas las condiciones de fondo en el ambiente externo de una organización. Esta parte del ambiente conforma un contexto general para la toma de decisiones gerenciales. Entre los principales aspectos del ambiente externo se tienen los siguientes:

· Condiciones Económicas: se refiere al estado actual de la economía relacionada con inflación, ingresos, producto interno bruto, desempleo, etc.

· Condiciones Socio-culturales: es el estado general de los valores sociales dominantes en aspectos tales como los derechos humanos y el medio ambiente natural, las orientaciones en educación y las instituciones sociales relacionadas con ella, así como los patrones demográficos, etc.

· Condiciones político-legales: se refiere al estado general de la filosofía y objetivos
dominantes del partido que se encuentra en el gobierno, así como las leyes y reglamentaciones gubernamentales establecidas.

· Condiciones tecnológicas: relacionadas con el estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnología en el entorno, incluyendo los avances científicos.

· Condiciones ecológicas: referidas a la naturaleza y al medio ambiente natural o físico, incluyendo la preocupación por el medio ambiente.

El Microambiente cuál está integrado por las organizaciones y personas reales con quienes se relacionan con la empresa. Entre los principales se incluyen:

· Clientes: constituido por los grupos de personas o instituciones que compran los bienes y/o usan los servicios de la organización.
· Proveedores: son los abastecedores específicos de la empresa, tanto de información y financiamiento, como de la materia prima que la empresa necesita para operar.
· Competencia: empresas específicas que ofertan bienes y servicios iguales o similares a los mismos grupos de consumidores o clientes.
· Reguladores: que son las agencias y representantes gubernamentales, a nivel local, estatal y nacional, que sancionan leyes y reglamentos que afectan las operaciones de la empresa dentro de un país determinado.



Conducta ética y responsabilidad social en Administración.

Ética proviene del griego ethica o ethice, parte de la filosofía que estudia las costumbres; moral, del latín moralis, relativo a las costumbres. De esto se puede afirmar que la ética o la moral se refieren a las buenas costumbres.

En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, se encuentra la siguiente definición de ética: "Parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre". Por lo tanto, puede afirmarse que ética es "el código de principios morales que prescribe normas relacionadas con lo que es bueno y malo, correcto e incorrecto, en la conducta de las personas".

La ética estudia la conducta humana, sus normas, deberes y derechos relacionados con la sociedad en que ocurre, e indica lo que "debe" o "no debe" hacerse en una sociedad determinada.

Harlod Koontz establece las siguientes aplicaciones y distinciones en cuanto al concepto de ética:
· Ética personal: se refiere a las reglas conforme a las cuales un individuo conduce su vida personal.
· Ética contable: alude al código que guía la conducta profesional de los contadores.
· Ética empresarial: esta tiene que ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía de los consumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su país de origen como en el extranjero.

Conducta ética es aquella que se la sociedad acepta como "correcta" o "buena" con referencia al código moral vigente.

Ahora bien, la responsabilidad social es la obligación de la empresa de ejecutar acciones que sirvan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada por sus actividades. En otras palabras, se puede decir que es la seria consideración del impacto en la sociedad de las acciones de la empresa.

En cuanto a la responsabilidad social de la organización, existen dos puntos de vista: el clásico, el cual señala que la única responsabilidad social de la Administración es maximizar las utilidades de la empresa, y el socioeconómico, que sostiene que la responsabilidad social de la administración va más allá del logro de utilidades, para buscar la protección y mejorar el bienestar de la sociedad en general.

EL EMPRENDIMIENTO

El Emprendimiento y la Generación de Riqueza
Mucho se ha dicho sobre el emprendimiento y sobre la aplicación del término para favorecer y calificar acciones encaminadas a generar productividad, para definir la aparición de nuevas ideas y procesos o también para interpretar el inicio de una nueva empresa.

Abrazando la generalidad de sus aplicaciones, el emprendimiento es una manera de pensar y actuar orientada hacia la creación de riqueza. Es una forma de pensar, razonar y actuar centrada en las oportunidades, planteada con visión global y llevada a acabo mediante un liderazgo equilibrado y la gestión de un riesgo calculado, su resultado es la creación de valor que beneficia a la empresa, la economía y la sociedad.

Generar riqueza es posible si se consolida la capacidad productiva, si se propicia una mayor dinámica económica, si se fortalece la iniciativa privada y la capacidad emprendedora de las personas, en otras palabras, si se realizan las acciones conducentes a que hayan más y mejores empresas en cada municipio, en cada ciudad, en cada región.

Las empresas cumplen un rol muy importante dentro del contexto del desarrollo económico y social, pues además de ser un vehículo ideal para generar riqueza, contribuyen de la siguiente manera:

Generan empleo.
Son un espacio ideal para que las personas tengan acceso al conocimiento y al aprendizaje permanente, por lo que ayudan a la formación del capital humano.
Producen o comercializan los bienes y servicios que la comunidad requiere.
Compiten, se exigen y siempre buscan ser mejores para ganar la preferencia del mercado, lo que beneficia a los consumidores.
Innovan, hacen desarrollos tecnológicos o apropian tecnologías, lo que aporta al mejoramiento de las condiciones competitivas frente a otros países del mundo.
Facilitan la conectividad de las regiones y del país con el mundo globalizado.
Contribuyen al bienestar colectivo, en la medida en que asumen su responsabilidad social y en cuanto pagan tributos a los entes estatales.
Ayudan a distribuir de manera más equitativa las oportunidades y los ingresos entre los ciudadanos.

Por las anteriores y muchas otras razones, las empresas son esenciales para alcanzar ese reto del desarrollo sostenible, por lo que es una prioridad ampliar la base empresarial y garantizar la permanencia de las empresas existentes.

En esta línea, crear empresa es una opción fundamental, pues es en extremo valioso el aporte de quien crea empresa al desarrollo colectivo.
Emprendedor es quien tiene un alto desarrollo de su empresarialidad, que es la manera de ser, estar, tener y hacer, con inspiración en la manera de ser, estar, tener y hacer de los empresarios. Ser emprendedor es una forma de vivir que se inspira en unas creencias, en una forma particular de concebir la vida. Un emprendedor es quien lleva a cabo procesos de innovación y aporta nuevas soluciones para nuevas necesidades.
Un emprendedor es una persona que aplica en cada una de sus acciones las nueve enseñanzas de la empresarialidad sostenible:

Tomar la iniciativa.
Construir lo que se quiere, mejor que pedir lo que se necesita.
Construir el futuro, desde las acciones presentes.
Tener una visión global para la acción local.
Concebir la empresa como recurso para el ser humano.
Saberse dueño de responsabilidades sociales.
Transformar las dificultades en oportunidades.
Transformar el entorno desde la experiencia cotidiana.
Cooperar para ser competitivos.
Gozar del trabajo y del esfuerzo compartido.

Son diversas las manifestaciones o expresiones de la empresarialidad y por tanto de la persona emprendedora. Un emprendedor puede serlo en cualquier campo de la vida y destacarse por ello, en lo económico, en lo social, en lo político, en lo científico, en lo cultural, en lo artístico, en lo académico.

Una manifestación del emprendedor, de especial importancia dentro del propósito de crear más y mejores empresas, como fundamento para la generación de la riqueza que nos conduzca al desarrollo sostenible, es la de ser empresario.



¿Tiene usted perfil empresarial?
Definir el perfil empresarial requiere de un análisis personal que le permita descubrir sus potencialidades y fortalezas como futuro empresario o empresaria, a partir de un autodiagnóstico personal. También puede identificar factores a fortalecer o desarrollar, para consolidar ese perfil.

Tenga en cuenta que no se puede definir exactamente el perfil de un empresario. El empresario es un ser humano y los seres humanos son la realidad más compleja que existe en el universo. Así como no hay dos personas iguales, tampoco hay dos empresarios iguales, por lo que resulta imposible hablar de un empresario típico o de un perfil típico de empresario. No obstante, se identifican unas condiciones comunes a los emprendedores y empresarios, sobre cuya base le hacemos una invitación especial a evaluar su capacidad y perfil empresarial, como base de un trabajo personal de mejoramiento.

Recuerde que lo primero que debe desarrollar es un cambio en las actitudes mentales que lo caracterizan, es decir, en lo cree y piensa, que es lo que inspira sus actuaciones y los resultados que obtiene como consecuencia de dichas actuaciones.

Si usted es una persona capaz, hábil, idónea, competente, actuará con gran seguridad en sí mismo y obtendrá seguramente excelentes resultados en lo que haga. Si por el contrario, cree y piensa que es un mediocre, un incapaz, entonces actuará como tal y sus resultados no serán los mejores. Cambie ya sus creencias, cambie ya su pensar; así cambiará su forma de actuar y también sus resultados.

Por otra parte, tenga en cuenta que existen una serie de virtudes y competencias de carácter personal que pueden conducirlo a ser un empresario competitivo. Dichas condiciones se agrupan en las siguientes cuatro dimensiones fundamentales del empresario: el saber conocer, el saber hacer, el saber vivir con los demás y el saber ser.

¿Por qué se necesitan más empresarios?
Una ciudad, una región y un país requieren que su base empresarial se renueve permanentemente, para hacer viable su estructura económica y para que, a su vez, nuevas empresas reemplacen a las compañías que en un ciclo natural desaparecen. Colombia necesita generar verdadero capital social por medio de la actividad empresarial, para lo cual requiere muchas más personas sensibilizadas y orientadas hacia el quehacer empresarial, que inviertan, que innoven, que compitan, que produzcan, que generen riqueza para mejorar la calidad de vida propio, de quienes les colaboren, de los ciudadanos y del país en general.

La Motivación al Emprendimiento
Dentro del proceso de creación de empresas, es vital identificar cuáles son las principales motivaciones que llevan a un individuo a querer ser empresario. He aquí algunas de ellas:

· Deseo profundo: tener la firme convicción de querer ser empresario y crear una empresa.
· Independencia y autorrealización: más que los aspectos económicos, está demostrado que una motivación muy fuerte es trabajar para sí mismo, para la familia y para el futuro propio; es decir, ser independiente.
· Talento personal: A menudo, muchas personas desean darle un sentido productivo a un talento personal que poseen, dándole a sus iniciativas una proyección social como compromiso con la comunidad, la región, el país y como el deseo de trascender en cualquier campo, científico, artístico, técnico, investigativo, profesional, artesanal, inventivo.
· Estabilidad económica o ingresos adicionales: conseguir dinero como un medio para lograr los propósitos y sueños en la vida.
· Necesidad laboral: aunque implica riesgos, una motivación puede ser la necesidad y la ansiedad por conseguir trabajo o sentirse productivamente útil.
· Oportunidad detectada en el mercado: muchas veces, no estamos preparados y, sin pensarlo, detectamos una oportunidad con futuro en el mercado y nos lanzamos a ser empresarios.
· Circunstancias: una herencia, la propuesta de un amigo o un inversionista, o ganarse la lotería pueden ser circunstancias que nos motiven a querer ser empresarios.

En la mayoría de casos, se da una mezcla de diversas motivaciones que nos llevan a tomar la decisión de crear nuestra propia empresa.

Mitos del empresario
Los empresarios nacen, no se hacen.
Esta frase ha sido repetida muchas veces pero no sólo para el caso de los empresarios, sino también para políticos, diplomáticos, artistas, gerentes, deportistas, etcétera, y en todos los casos se ha demostrado errada.
Existe evidencia clara de que muchos empresarios no tienen ancestro empresarial, entendido esto como hijos de padres empresarios, y muchos de los que no son empresarios provienen de padres empresarios.
El ser empresario implica unos atributos y unos conocimientos que son adquiridos y aprendidos. La verdad es que los empresarios se forjan mediante aprendizaje y experiencias educativas que combinan en proporciones diversas lo formal y no formal. Nadie va a negar que se requiere salud, energía, un poco de inteligencia, características biológicas necesarias pero no suficientes; tampoco se va a negar que se precisan conocimientos y habilidades que no se dan al nacer sino que se desarrollan en función del ambiente en que se viva: iniciativa, toma de decisiones, capacidad de riesgo, creatividad, etcétera.

Drucker indica cómo hace 40 o 50 años nadie pensaba que un gerente era formable, hoy, la mayoría de la gerencia proviene de las universidades de administración de empresas. En el mundo moderno se producen artistas, deportistas, políticos, diplomáticos, y pueden producirse empresarios, como lo atestiguan muchos casos documentados, aun en comunidades deprimidas económica, social y educativamente.

LA CREATIVIDAD:

Ser creativo:
Ser creativo es solo encontrar algo diferente, en donde todo el mundo ve lo mismo siempre, es encontrar lo mejor de lo peor, es encender una vela donde todo es oscuridad, es descubrir la solución dentro de uno mismo. Significa sobrevivir con ingenio a las situaciones mas adversas, también significa tener sueños, de allí viene el cambio.

Veamos un ejemplo:
Los productores de frutas, legumbres y hortalizas están incorporando la creatividad en sus productos para competir con calidad en el mercado. Alguien aplico creatividad en el empaque del producto al tener la idea de protegerlo directamente con parafinados. Fue una idea brillante porque ese producto se diferencia de los demás por su presentación y en la forma como llega más protegido a disposición del cliente. La creatividad bien aplicada, hace que se diferencie una empresa de la otra.

El ser humano tiene sueños, necesidades de triunfar, para ello se atreve a crear, a inventar, innovar o solucionar.

La creatividad es el proceso mediante el cual el ser humano desarrolla nuevas ideas, nuevas formas, nuevas maneras de interpretar y transformar las realidades, partiendo de conceptos, objetos y categorías conocidas o no conocidas.

FUENTES DE LA CREATIVIDAD.

1. LOS PROBLEMAS (se convierten en oportunidades para crear).
2. LAS NECESIDADES. Es la insatisfacción humana por satisfacer algo.
3. LOSDESEOS: Formas en que se manifiestan las necesidades.

PRINCIPALES BARRERAS QUE INTERFIEREN EN EL PROCESO DE LA CREATIVIDAD.

a. LA BARRERA FISICA. La música, el ruido.
b. BARRERA SOCIOCULTURAL: hábitos adquiridos.
c. BARRERA COGNITIVA: rechazo a lo nuevo, prejuicios, viejas tecnologías rechazando las nuevas, paradigmas.
d. ANALIZAR EN FORMA LOGICA.
e. SEGUIR Y ACATAR LAS REGLAS DEL JUEGO.
f. EL SER PRACTICO, Utilizar calculadora.
g. EL CREER QUE LOS ERRORES SON MALOS.
h. TEMOR A HACER EL RIDICULO.
i. PENSAMIENTO NEGATIVO: Pensar que todo va a salir mal.
j. FRASES SUICIDAS: Imposible, fuera de lógica,
k. MIEDO AL RIESGO.

CARACTERISTICAS DEL EMPREDEDOR:

1. CARACTERÍSTICAS INTELECTUALES: son las herramientas que nos da el estudio, el conocimiento.

2. CARACTERISTICAS PERSONALES:
· Audaz.
· Tenaz.
· Apasionado.
· Responsable.
· Seguro de si mismo.
· Con iniciativa.
· Valora la educación.

DESARROLLO DEL HEMISFERIO DERECHO.

HEMISFERIO IZQUIERDO
Lógico, secuencial, racional, intelectual, realista, objetivo, analítico, crítico, esquemático, lineal/, secundario, numeral, verbo/, consciente.

HEMISFERIO DERECHO (creativo).
Intuitivo, emocional, experiencia/, no analítico, metafórico, sintético, fantasioso, subjetivo, espacia/, lateral, primario, subconsciente.

RESPÓNDELO EN TU INTERIOR.

¿QUE HEMISFERIO UTILIZAS MAS? EN LAS FACETAS PERSONALES, FAMILIARES Y LABORALES?



INNOVACION:
Creatividad e innovación deben ir de la mano.

La innovación es la capacidad de hacer cosas nuevas. Mientras que la creatividad se genera en el ámbito de lo imaginario, la innovación se materializa en el ámbito de la acción.

La innovación es la búsqueda del hombre de usos nuevos, nuevas formas, nuevos servicios, nuevos beneficios, nuevas aplicaciones de sus producciones creativas y la generación de valor de aceptación en el mercado.

FUENTES DE LA INNOVACION:
a. La invención.
b. Los cambios sociales y culturales.
c. Cambios empresariales.

PRINCIPIOS BASICOS DE INNOVACION
La innovación debe ser fruto de una búsqueda organizada, sistemática y regular.
a. Mantener la mente dispuesta para captar todo o que pueda constituir una buena idea de negocio.
b. Falta esta, revisar en el video
c. Debe apuntar al liderazgo rápido, (estrategias)


LA RESETA:
Una taza de ingenio
Una taza de conocimientos
Una taza de talento
50 tazas de trabajo
50 tazas de esfuerzo y dedicación.

LOS EMPRENDEDORES SON:
a. Piensan, son creativos.
b. Visionarios.
c. Mantienen una cultura de cambio.
d. No aceptan la negación como respuesta.

IDEA DE NEGOCIO

Una idea de negocio se da cuando el futuro empresario relaciona y orienta sus capacidades imaginativas, creativas, innovadoras, a una perspectiva de negocio y empieza a asociar esa idea con mercados, clientes, tecnología, recursos, contactos, y lo hace con la intensión de establecer un negocio.

La idea es la intensión de emprender una acción.

Una idea de negocio debe tener:
a. Debe responder a una necesidad de los clientes, que pueda solucionar un problema o deseo humano
b. Tener alta dosis de innovación.
c. Ser única, o en el peor de los casos diferente.
d. Ofrecer rentabilidad a largo plazo.

Una vez se ha generado la idea de negocio, y tiene claro que ella es innovadora se debe evaluar para saber si es buena la idea de negocio.


Taller:

EVALUAR LA IDEA DE NEGOCIO
1. Definir perfectamente la idea de negocio, (aquí se trata de definir qué producto o servicio se pretende vender? descripción de la idea, porqué la idea?, y si la idea es atractiva, oportuna y duradera en el tiempo)
2. Analizar el mercado sobre el que se quiere actuar. (Conocer quien es la competencia, quiénes son los consumidores, sus características, qué cantidad de personas pueden adquirir el producto?
3. ¿Porque representa un buen negocio? ¿Qué ventajas se tienen para desarrollar el negocio, se conocen los equipos o tiene acceso a ellos? ¿Existen espacios físicos para desarrollar el proyecto?
4. Examinar los recursos y capacidades. (esforzase en ser realista, consiente de los recursos con que cuenta, para no caer en falsas expectativas).



Frase de reflexión: “lastimosamente lo que ha sucedido es que los humanos se adaptaron a acostumbrarse al mundo, lo contrario del hombre emprendedor, quien acondiciona el mundo a sus necesidades”·

EL PLAN DE NEGOCIO O PROYECTO EMPRESARIAL

El plan de negocio es la herramienta que le permite a cualquier emprendedor visionar cual será el resultado de sus idea de negocio.

El plan de negocio es un documento que reúne toda la información necesaria para evaluar la idea o la oportunidad de negocio que el emprendedor viene manejando y los requerimientos para que esta funcione.

El Plan de negocios permite dar a conocer anticipadamente si es viable y si puede mantenerse en el tiempo.

También permite reducir la intensidad del riesgo, ya que todo negocio conlleva un riesgo y este no va a desaparecer, se puede reducir, lo que hace el plan de negocio es reducir el riesgo.

El plan de negocio debe dar respuesta a una serie de interrogantes:

¿El qué? Indica el propósito del plan, que objetivos vamos a alcanzar.
¿El quién? Promotores o gestores y nombre del producto.
¿El cómo? Procesos, métodos, formas de transformar, fabricar o hacer.
¿El cuando? Fecha de iniciar el negocio.
¿El cuanto? Cantidad de recursos, equipo, qué se necesita para iniciar el negocio y cuanto se va ha producir.
¿El porqué? Beneficios que se van a generar por la actividad que se va a desarrollar,

El plan de negocio es la brújula que orienta al emprendedor y le indica el rumbo que debe tomar, porque el que no sabe hacia donde va, es muy posible que nunca llegue a ninguna parte, por eso es importante diseñarlo y tener en cuenta los siguientes aspectos para elaborarlo.

1. FORMULACIÓN, ELABORACIÓN O PREPARACIÓN
2. EVALUACIÓN FINANCIERA.

1. FORMULACION DEL PLAN DE NEGOCIO.
Esta primera etapa de preparación contiene:

Investigación de mercados.
El estudio técnico.
El estudio administrativo.
El estudio legal.
El estudio ambiental.
El estudio económico.

I. INVETIGACIÓN DE MERCADOS.

· ¿Quién necesita el producto o servicio que va a hacer?
· ¿El cliente donde lo puede encontrar?
· ¿Cuántos son los clientes y qué características presentan?
· ¿Donde puede ubicar la empresa?
· ¿Cuanto dinero necesita para empezar?

QUE ES UN MERCADO?
Un mercado está constituido personas que tiene necesidades específicas no cubiertas, y que están dispuestas a adquirir un producto o servicio que los satisfaga.

LA INVESTIGACION DE MERCADOS SE DEFINE COMO:
La recolección, registro, análisis e interpretación de todos los datos que tienen que ver en el proceso de comercialización de productos y servicios, para que el empresario tome decisiones acertadas de su negocio. De igual forma conocer el perfil del consumidor, sus necesidades; también conocer la competencia.

PASOS PARA LA INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

1. Determinar el objetivo general de la empresa y el problema. (qué se va a ofrecer y con qué recursos cuenta); a qué tipo de mercado va a ingresar, qué posibilidades de crédito, qué estrategias de mercado?, cuales son los gustos de las personas, cómo va hacer la empresa?
2. Investigación preliminar o informal:
Hacer un análisis de la situación externa de la empresa: los antecedentes sobre la comercialización y la competencia.
3. Precisar si es necesaria o una investigación, más amplia o no.
4. La investigación formal:
Investigar si hay más almacenes que ofrecen el mismo producto, por ejemplo consultar en la cámara de comercio.
5. Identificar información necesaria y fuentes de la información.
a. Fuentes primarias: entrevistas, observación de comportamientos, encuestas.
b. Fuentes secundarias: archivos, publicaciones, entre otros. Para lograr una idea.
6. Seleccionar el método de recolección de la información:
a. La encuesta.
b. La observación directa.
c. La entrevista.

a. LA ENCUESTA:

TIPOS DE ENCUESTA:
· Encuesta personal.
· Encuesta telefónica.
· Encuesta por correo.

EL CUESTIONARIO:
Es un plan para recolectar datos.

TIPOS DE PREGUNTAS:
· Preguntas abiertas: son preguntas de opinión.
· Preguntas cerradas: implican como respuesta un si o un no.
· Preguntas de selección múltiple:

TRABAJO DE CAMPO

a. Preparación de la muestra.

Método de muestreo probabilístico:
Aleatorio simple al azar.
Muestreo estratificado. (edad, estrato, sexo)
Muestreo por áreas.

Método no probabilístico: se basan en la práctica y experiencia de los entrevistadores, este determina el número de entrevistas y a los entrevistados.

II. ESTUDIO TECNICO

El estudio técnico comprende todo aquello que tiene relación con el funcionamiento y operatividad del proyecto en el que se verifica la posibilidad técnica de fabricar el producto o prestar el servicio, y se determina el tamaño, localización, los equipos, las instalaciones y la organización requerida ara realizar la producción.

El estudio técnico debe responder a unos interrogantes:
· El cómo?
· El cuando?
· El dónde?
· Y con qué se va a elaborar el producto o a prestar el servicio.

1. UBICACIÓN:
Es muy importante ya que de ella depende la rentabilidad de la empresa.
Para elegir la ubicación de la futura empresa se deben tener en cuenta los siguientes factores:
Ubicación geográfica de la empresa:

Comunicaciones:
· Vías de acceso.
· Telecomunicaciones.
· Facilidad de Transporte.

Clima.

Niveles de contaminación, o desechos.

Facilidades de servicios públicos.
Posición relativa en cuanto a los clientes. (cerca al mercado que va a tender)
Insumos: debe ubicarse lo más cerca posible del aprovisionamiento de los insumos, fácil acceso a la materia prima, mano de obra y facilidades de servicios públicos.
Legislación local.
Factor económico regional.
Situación laboral de la localidad.
Area requerida.
Tipo de construcción del local.
Ventilación e iluminación.
Factor económico, costo del terreno o arriendos.
Entorno social: para no perjudicar. (ruidos, ambiente).


2. TAMAÑO DE LA EMPRESA:
Capacidad del sistema: es el nivel de producción o de servicios que una empresa puede ofrecer en base a las especificaciones técnicas de los equipos que utiliza.
Capacidad organizacional: es el volumen o nivel de producción o de servicios que en condiciones normales una empresa puede ofrecer con base en sus procesos y organización.
Producción real: es el volumen o nivel de producción o de servicios que una empresa realmente alcanza teniendo en cuenta los eventos, contingencias y situaciones que con frecuencia se pueden presentar y que afectan el resultado, por ejemplo: accidentes, errores técnicos o humanos, daños, varada de una máquina.

3. EL EQUIPO:
Para conocer las características que poseen los equipos es necesario elaborar una ficha técnica, que es un documento donde se ddeterminan todas las característica que posee un equipo, maquinaria o materia prima.

Elementos que debe tener una ficha técnica:

Tipo de proceso y función: nombre del equipo y función que desempeña (cortar, calentar, evaporar, lavar, empacar, pesar, refrigerar, congelar, etc.)
Capacidad o rendimiento.
Peso
Dimensiones.
Vida útil.
Costo.

4. PERSONAL NECESARIO o CAPITAL HUMANO.
El personal necesario para la puesta en marcha del negocio se clasifica en:

a. MANO DE OBRA DIRECTA: son las personas que intervienen directamente en el proceso operativo de la empresa, es decir los que transforman la materia prima en productos, aquí están los operarios.
b. MANO DE OBRA INDIRECTA: son aquellas personas que no tienen relación directa con la producción del producto, por ejemplo: los transportadores, los vendedores, la administración, secretarias, auxiliares de contabilidad.

5. MATERIA PRIMA:
Corresponde a cada uno de los insumos que se utilizan en el proceso de producción para la elaboración de determinado producto, o para ofrecer cualquier tipo de servicio.

Es necesario tener la ficha técnica de cada insumo o materia prima, la cual debe contener los siguientes elementos:
Color:
Olor.
Tamaño.
Peso.
Dimensiones.
Empaque.
Forma de presentación.
Usos.
Vida útil estimada.
Marca.
Forma de almacenamiento.

6. EL PROCESO PRODUCTIVO:
El proceso productivo se define como la forma en que una serie de insumos se transforman en producto mediante la participación de una determinada tecnología en este caso es la combinación de mano de obra, maquinaria, métodos y procesos de operación. Para que el proceso productivo se desarrolle y el producto obtenido sea el mejor es importante que se cuente con una buena materia prima, una excelente maquinaria y una mano de obra eficiente.

Para entender este proceso es necesario dividirlo en tres partes:
Estado inicial: aquí se ubican los insumos que son aquellos sobre los cuales se efectuara el proceso de transformación para obtener el producto final.
Proceso transformador: es el conjunto de operaciones que realiza el personal y la maquinaria para elaborar el producto final.
El proceso final: se ubica el producto o bienes finales resultado del proceso de transformación.

Todo lo anterior se complementa con el:

DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA:
Un flujograma es un proceso bien detallado paso a paso de las actividades que realiza una empresa de servicios o bien una empresa de fabricación. El diagrama usa una simbología aceptada para representar las operaciones efectuadas, dicha simbología es la siguiente:



LIMITES: este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.



OPERACIÓN: cambio o transformación en algún componente del producto. En la parte superior se escribe quien es el responsable y en la parte inferior la actividad.





TRANSPORTE: es la acción de movilizar algún elemento en determinada operación.




DEMORA: se presentan cuando existen cuellos de botella en el proceso.





ALMACENAMIENTO: puede ser de materia prima, de producto en proceso, o de producto terminado.




INSPECCIÓN: es la acción de controlar que se efectué correctamente una operación o transporte.




DECISIÓN: representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo, dos flechas salen del rombo, muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.



DOCUMENTO: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva.



EJEMPLO: PROCESO COMER EN UN RESTAURANTE.




7. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA
Es la manera adecuada como se disponen los equipos, materiales y el talento humano en el interior de una empresa para lograr la productividad esperada, por lo tanto se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. MINIMIZAR EL MANEJO DE MATERIAL: un buen arreglo de la planta debe minimizar las distancias y el tiempo requerido para mover los materiales a través de los procesos de producción.
b. REDUCCION DE LOS RIESGOS PARA LOS TRABAJADORES: consiste en reducir los peligros y aumentar la seguridad de los trabajadores.
c. EQUILIBRIO EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN: distribuir las maquinas requeridas de forma lógica de acuerdo a los procesos.
d. INCREMENTO DEL ANIMO DE LOS TRABAJADORES: se debe crear un ambiente favorable para evitar presiones o conflictos, y contribuir a mantener la armonía entre los trabajadores e beneficio de la productividad.
e. ULILIZACION DE ESPACIOS DISPONIBLES: el espacio debe usarse en su totalidad para elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión de la planta.
f. UTILIZACION EFECIVA DE LA MANO DE OBRA: favorece la efectiva utilización de la mano de obra, los trabajadores no deberán tener execivo tiempo ocioso , o tener que recorrer grandes distancias para obtener herramientas o suministros.



III. ESTUDIO LEGAL Y ADMINISTRATIVO.

OPCIONES, TRÁMITES Y REQUISITOS PARA LA CREACION DE EMPRESAS.

Antes de continuar es necesario recordar algunas de las clases de empresas según el número de propietarios.


Clases de empresas de acuerdo al número de propietarios.

Individuales: Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares.

Empresa unipersonal: Es la persona natural o jurídica, que, reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio, destina parte de sus activos para una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica.

Sociedades: Son las empresas de propiedad de dos o mas personas llamadas socios.
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad, y se denominan socios, los cuales hacen un aporte en dinero, en trabajo o en bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre si las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

Empresa de economía solidaria: " Es cooperativa la empresa asociativa sin ánimo de lucro, en la cual los trabajadores o los usuarios, según el caso, son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general" Art. 4to Ley 79 de 1988
Por mandato constitucional el Estado tiene la obligación de proteger y promover las formas asociativas y solidarias de propiedad, tal como lo establecen los artículos 58, 64 y 333 de la Carta Política. Estos mandatos han sido desarrollados, entre otros, por el artículo 2º de la Ley 79 de 1988 y el artículo 3º de la Ley 454 de 1998.

¿Que es el Cooperativismo?
El cooperativismo es una doctrina socio-económica que promueve la organización de las personas para satisfacer de manera conjunta sus necesidades. El cooperativismo está presente en todos los países del mundo. Le da la oportunidad a los seres humanos de escasos recursos de tener una empresa de su propiedad junto a otras personas. Uno de los propósitos de este sistema es eliminar la explotación de las personas por individuos o empresas dedicados a obtener ganancias. La participación del ser humano común asumiendo un rol protagonista en los procesos socio-económicos de la sociedad en la que vive es la principal fortaleza de la doctrina cooperativista. Además de ser una forma de asociación económica entre productores mucho más justa que aquella que persigue sólo el lucro, el modelo cooperativo de solidaridad propone al mundo principios filosóficos de convivencia más humanos y tolerantes. El cooperativismo se rige por unos valores y principios en el desarrollo integral del ser humano.

¿Qué es una cooperativa?
Una cooperativa es una asociación autónoma de personas que se han unido de forma voluntaria para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática. Sin la actitud cooperativa en cada ser humano, es difícil tener conveniencia y desarrollo social, económico, político, cultural, tecnológico y científico. En la cooperación y el cooperativismo está la fuente que da origen y vida al desarrollo de una sociedad. Ellas tienen sus bases en la autonomía de las unidades que lo integran; en una administración interna democrática; y en la ausencia de ánimo de lucro, según lo que dice Robert Owen, el más fiel exponente de la cooperación y el cooperativismo de Inglaterra. Como podemos apreciar en todo lo expuesto, la cooperación y el cooperativismo tienen una importancia fundamental en el desarrollo de una sociedad.
ASOCIACIONES

PASOS A SEGUIR EN LA CONSTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE UNA SOCIEDAD.
1. Elaboración del acta de constitución.
2. Verificación Cámara de comercio Nombre y razón social.
3. Elaboración de la minuta de constitución.
4. Protocolización de la escritura pública en cámara de comercio.
5. Matricula mercantil.
6. El certificado de existencia y representación legal.
7. El NIT y el RUT.
8. El registro de los libros contables.
9. Solicitud Numeración de Facturación.

¿Cómo se constituye una asociación?

Una asociación puede constituirse:

Por acta de constitución junto con los estatutos.
Por escritura pública.
Por documento privado.

Por acta de constitución.
De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener:

Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.

Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.

Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio.

Nota: se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.

Por escritura pública.
Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.

Por documento privado.
Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.

Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.
¿Qué debe contener el documento de constitución?

Ø Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.

Ø Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.

Ø Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.

Ø Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.

Ø Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.

Ø Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.

Ø Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).

Ø Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.

Ø Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

Ø Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).

Ø Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.

Ø Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza).

Ø Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Para las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales (que obtienen un beneficio mutuo) es obligatorio tener revisor fiscal).
Ø Las entidades del sector solidario pueden tener órganos de control interno (junta de vigilancia, comité de control social, comité de vigilancia y junta de control social), en el caso de estar regulados estatutariamente, deben indicar su conformación y sus facultades.

Ø Presentación personal ante la Cámara de Comercio de La Dorada o reconocimiento ante notaria.

Ø Nombramientos de:
· La junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.
· Revisor fiscal.
· Representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc.

¿Dónde debe inscribirse la entidad?
La entidad debe presentar su solicitud de registro en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal y diligenciar el formulario adicional de registro para fines tributarios, con el propósito de tramitar el Número de Identificación Tributaria (NIT), quedar inscrito en el Registro Único Tributario, (RUT), que lleva la DIAN.

ALGUNAS DEFINICIONES:
Contrato: Acuerdo de voluntades encaminado exclusivamente a generar obligaciones. El nacimiento de obligaciones es el que da el efecto propio del contrato. (ART.1495 del C.C.)

Persona Natural: Persona física (o persona natural) es un concepto jurídico, cuya elaboración fundamental correspondió a los
juristas romanos. En términos generales, es todo miembro de la especie humana susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones. En algunos casos se puede hacer referencia a estas como personas de existencia visible, de existencia real, física o natural.

Persona Jurídica: es una persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones por medio de un representante legal. “Se llama persona jurídica a una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.

La persona jurídica necesita siempre ser representada. “La capacidad de obrar de la persona jurídica resulta del fin que persigue y de los estatutos en los cuales se prevén los medios de realizarlo. Esa capacidad la desempeñan sus órganos. Los artículos 633 y 639 del C.C., y 27 de la ley 57 de 1887 consagran la capacidad de derecho de la persona jurídica”(CSJ). , Cas, Civil, Sent. Jun 13/75).
Las cooperativas forman una persona distinta de sus miembros individualmente considerados. (parágrafo del Art.143 del decreto 2150 de 1995)

ANIMO DE LUCRO: Se presume que una empresa asociativa no tiene ánimo de lucro, cuando cumpla los siguientes requisitos: (Art. 4 ley 79 de 1988)
Ø Que establezca la irrepartibilidad de las reservas sociales y en caso de liquidación, la del remanente patrimonial.
Ø Que destine sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social, al crecimiento de sus reservas y fondos, y a reintegrar a sus asociados parte de los mismos en proporción al uso de los servicios o a la participación en el trabajo de la empresa, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real.

Documento Privado: Es el que no ha sido realizado por ningún funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. (Art.251 del C.P.C.).

Escritura Publica: Es la otorgada por un notario en ejercicio de su cargo e incorporada en el respectivo protocolo.

El RUT es el número de identificación tributaria de una persona y sirve para ubicarla y clasificarla como contribuyente o no contribuyente del impuesto de renta o de otros tributos, del patrimonio, o si es responsable del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
El RUT lo deben sacar todas las personas que están obligadas a presentar declaración de renta, pagar impuestos, los exportadores, los vendedores y los trabajadores independientes que celebren contratos de prestación de servicios, dentro de los plazos que fije la ley.
¿Cuál es la relación entre el RUT y el NIT?
Sólo existe una relación: identificar al contribuyente. De la inscripción en el RUT se deriva el NIT que constituye el Número de Identificación Tributaria y/o el código de identidad para los inscritos en el RUT. El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado. También permite la identificación de los agentes retenedores; los importadores, exportadores, demás usuarios aduaneros, y los sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, respecto de los cuales ésta requiera su inscripción.

¿Qué es el NIT?
El NIT es el Número de Identificación Tributaria que asigna la DIAN por una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT. La conformación del NIT es de competencia de la DIAN.

¿Qué contiene el RUT?
Este registro permitirá conocer entre otros datos los nombres, apellidos o razón social del contribuyente o usuario aduanero o cambiario, su número de identificación tributaria NIT, su domicilio y ubicación (administración, departamento, municipio, dirección, teléfonos, apartado aéreo), la descripción del tipo de contribuyente, la actividad económica, las responsabilidades y demás información inherente a su actividad.

¿Para qué sirve el RUT?
La inscripción en el RUT, que como ya se dijo da lugar a la asignación del NIT, sirve para realizar actuaciones tributarias, comerciales, financieras y administrativas, ante las entidades públicas y privadas.

El RUT le permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?
-Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,
-Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio,
-Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado,
-Los agentes retenedores,
-Los importadores y exportadores,
-Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero,
-Los profesionales en compra y venta de divisas, y
-Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?
Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse en forma previa:

- Al inicio de la actividad económica.- Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN.- A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

¿Debo volver a registrarme si ya estaba inscrito?
La DIAN requiere contar con el registro de clientes y ampliar la información que tiene sobre ellos, razón por la cual se creó, por medio de la Ley 863 de 2003, el nuevo registro tributario, que reemplaza e incluye:

-. El Registro Único Tributario utilizado por la DIAN;
-. El Registro Nacional de Vendedores;
-. El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios, y
-. El Registro de los usuarios aduaneros autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Por lo anterior, todos los sujetos obligados, que ya estaban inscritos, deben volver a inscribirse en el nuevo RUT dentro de los plazos y condiciones establecidos por el Gobierno Nacional.

¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?
La inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su renovación, salvo que se presenten situaciones que exijan su actualización.¿Cómo me inscribo?
La inscripción en el RUT comprende: diligenciamiento del formulario oficial, presentación ante la Administración y demás puntos habilitados para el efecto, y formalización de la inscripción.
El diligenciamiento del formulario puede hacerse por internet ingresando a la página web de la DIAN, www.dian.gov.co, o asistido por un funcionario acreditado en los puntos de atención autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
¿Qué documentación se requiere para diligenciar el formulario de inscripción en el RUT?
Para diligenciar el formulario, que no se consigue en documento físico, solamente por internet, se requiere tener a disposición los documentos e información relativa a la identificación, constitución, representación, revisoría fiscal, establecimientos de comercio, matrícula mercantil, y demás documentos pertinentes dependiendo las características del obligado y las responsabilidades que tenga frente a la DIAN.

¿Qué debe hacerse una vez se diligencia el formulario por internet?
Una vez diligenciado el formulario de inscripción en el Registro Único Tributario por Internet, el obligado procederá a imprimirlo. El formulario impreso con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” deberá ser presentado en forma presencial en los puntos de atención habilitados por la DIAN, o remitido por correo certificado a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales con jurisdicción en el domicilio del obligado.

¿La presentación personal del formulario qué documentación adicional requiere?
Persona natural: original del documento de identificación Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.

Personas naturales comerciantes: documento de Identificación y Certificado de Cámara de Comercio, con información vigente a la fecha de la presentación.
Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, en el cuerpo del formulario, cuando se actúe a través de terceros.

Personas jurídicas: documento que acredite la existencia y representación legal, con información vigente a la fecha de presentación.



¿Qué documentación debe anexarse cuando el formulario se envíe por correo certificado?
1.- Persona natural: fotocopia del documento de identificación del interesado o del representante legal.
2.- Personas jurídicas no será necesario anexar documento adicional al formulario.

¿Qué es la formalización de la inscripción?Es el procedimiento mediante el cual se establece la identidad del interesado y se legaliza el contenido de la información suministrada a través del formulario del nuevo Registro Único Tributario.

¿Para formalizar debo presentarme personalmente?
Existen las siguientes alternativas:
a) Personalmente por el interesado para persona natural, o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente, para la persona jurídica.
b) A través de apoderado debidamente acreditado.
c) A través de terceros previa autenticación de la firma del interesado o quien ejerza la representación legal, en el cuerpo del formulario.
Tratándose de la inscripción de personas jurídicas u otras entidades al momento de formalizar la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o representación legal.

¿Cómo se efectúa la formalización?
Una vez presentado el formulario, el funcionario competente verifica la identidad del obligado, revisa y valida la información e imprime el documento que contiene la leyenda “CERTIFICADO“, el cual debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y el funcionario facultado.
El original de la impresión será entregada al interesado y copia de la misma reposará en la Administración.

¿Cómo y cuándo tiene lugar la formalización en el caso de los formularios remitidos por correo certificado?
Cuando la solicitud contenga la leyenda “EN TRÁMITE” y se haya remitido por correo certificado, una vez decepcionada en debida forma, la Administración cuenta con cinco días hábiles para adelantar el proceso de formalización. En este caso se generará el certificado que podrá enviarse por correo certificado o se entregará personalmente.
Cuando la solicitud contenga la leyenda “EN TRÁMITE PARA ASISTIR”, el interesado deberá presentarse en los puntos de atención autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para aclarar las dudas que se presenten, resueltas las mismas se generará el certificado, se firmará y entregará.

¿Cuánto vale la inscripción?
La inscripción en el Registro Único Tributario no tiene costo

¿Qué documentos debo presentar?
Sólo una fotocopia de la Cédula de Ciudadanía, si es persona natural. Si se trata de una persona jurídica deberá allegar certificado de Constitución y Gerencia y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. Una vez diligenciado el formulario del RUT, debe tomar una fotocopia de dicho formulario y entregarlo en la ventanilla de radicación.

¿Alguna relación con el Registro Mercantil?
Aquellas personas que desarrollen actividades económicas que requieran registro ante las Cámaras de Comercio, es decir, que estén obligadas a efectuar el Registro Mercantil, deben inscribirse en el RUT simultáneamente con la inscripción en dicha entidad y con el fin de obtener el NIT, el cual debe estar incluido en los certificados de existencia y representación legal y en los de matrícula mercantil.
Actualmente, en las oficinas de las Cámaras de Comercio pueden hacerse simultáneamente las dos inscripciones: RUT y Registro Mercantil. No es necesario hacer doble vuelta.
Es importante señalar que la inscripción en el Registro Único Tributario RUT debe realizarse previamente al inicio de la actividad económica.

¿Cuál es el marco normativo del RUT?
Ley 863 de 2003, artículo 19; Decreto Reglamentario 2788 de 2004; Resolución 8502 de 2004; Resolución 8346 del 2004.

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LOS COMERCIANTES:
“Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. Ver articulo 20 Código de comercio.

¿Quienes son comerciantes?
Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes actos:
1. Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.
2. Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto, y
3. Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio (Art, 13 C. de Co.)

Obligaciones de los comerciantes:

Es obligación de todo comerciante:
1. Matricularse en el Registro Mercantil.
2. Inscribir en el registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.
4. Conservar, con arreglo a la ley la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
5. Denunciar ante el juez competente, la cesación en el pago de sus obligaciones mercantiles.
6. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art, 19 C. de Co.)

Tramites legales del comerciante:
Los comerciante legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cámara de Comercio, deben tramitar los siguientes documentos, para tener derecho a ejercer el comercio de acurdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades para determinar los trámites y requisitos que legalizan el funcionamiento de un negocio. Para esto, los comerciantes deben acreditar los documentos expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa:

· Copia del registro mercantil expedido por la cámara de comercio.
· Copia de la matricula de industria y comercio expedido por la Tesorería Municipal.
· Paz y salvo dela Tesorería Municipal por el pago de impuestos municipales.
· Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud pública.
· Certificado del cuerpo de bomberos.
· Certificado expedidos por las oficinas de Planeación Municipal, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante.
· Paz y salvo de Sayco y Acimpro si la actividad comercial lo requiere.