III. LA DIRECCION:
La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. En consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo de la influencia para activar y motivar a las personas para alcanzar los objetivos empresariales. Se encarga de comunicar las tareas y motivar a las personas para que ejecuten las tareas esenciales.
¿Cuál es la importancia de la Dirección?
Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.
De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de las otras funciones administrativas (planeación, organización y control), si no se logra una buena ejecución, la cual depende directamente de una buena dirección. Por lo anterior se debe lograr ser buen líder.
El liderazgo tiene diferentes significados para varios autores. Harry Truman, presidente de Estados Unidos, decía que el liderazgo es la capacidad para hacer que los hombres (y las mujeres) hagan lo que no quieren hacer y que les guste hacerlo. Harold Koontz, autor del libro Elementos de Administración, define el liderazgo como la influencia, es decir, el arte o proceso de influir sobre las personas de tal modo que se esfuercen de manera voluntaria y entusiasta por alcanzar las metas de sus grupos. Idealmente, las personas deben estar motivadas para aplicar en el trabajo no nada más su voluntad, sino también celo y confianza. El celo es ardor, seriedad e intensidad en la ejecución del trabajo; la confianza es resultado de la experiencia y la pericia técnica.
Pero ¿Cómo lograr estos resultados en los trabajadores? La respuesta es, por medio de la motivación.
La Motivación.
¿Qué es la motivación?
La palabra motivación proviene del latín "motus", que significa movido, y "motio" que significa movimiento.
Según Harold Koontz, la motivación es un término genérico que se aplica a una serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Por lo tanto, los administradores motivan a sus subordinados, para que realicen cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.
Como seres humanos que somos, nuestras motivaciones pueden ser sumamente complejas, y hasta contradictorias. Algunas personas pueden estar motivadas por el deseo de adquirir bienes y/o servicios tales como vehículos, casa, vestimenta, viajes, etc., y al mismo tiempo, otro individuo puede estar motivado por el deseo de obtener estatus social, autorrealización, etc.
¿Qué son los motivadores?
Dentro del concepto de motivación tenemos también a los motivadores, que según Koontz son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño. Entonces, son todas aquellas recompensas o incentivos que los administradores brindan al empleado, a fin de que estos se sientan entusiasmados en el desarrollo de sus tareas.
¿Motivación o satisfacción?
Unos conceptos que tienden a confundirse son motivación y satisfacción. Tal y como se señaló antes, el primero se refiere al impulso ó deseo que una persona o empleado tiene de lograr algo; en tanto que el segundo se refiere al gusto que se experimenta una vez alcanzado el deseo. O sea, que la motivación implica un impulso hacia un resultado, mientras que la satisfacción es el resultado alcanzado.
Algunas teorías sobre la motivación.
Teoría de la Jerarquía de las Necesidades.
Esta teoría se enfoca en las necesidades internas de las personas, creada por Abraham Maslow, presenta cinco tipos de necesidades, las cuales están clasificadas jerárquicamente, así:
1. Necesidades fisiológicas: son aquellas indispensables para mantener el equilibrio orgánico en el individuo, tales como alimentación, sed, sueño, aire, vivienda, ropa, etc.
2. Necesidades de Seguridad: constituyen el deseo del individuo de tener seguridad tanto en lo físico como en lo psicológico, y acá se pueden mencionar a la seguridad ciudadana, estabilidad laboral, etc.
3. Necesidades de pertenencia: la necesidad de pertenecer a un grupo es vital para la existencia de las personas, por lo que se tiende a establecer relaciones afectivas con otros seres humanos.
4. Necesidad de estima: todo individuo necesita tener cierto grado de poder dentro de su grupo, ser respetado y autosuficiente, así como estatus y reconocimiento.
5. Necesidad de autorrealización: constituye la tendencia del hombre a desarrollar sus propias potencialidades, puede ser expresada como el deseo de llegar a ser todo lo que uno es capaz, por ejemplo, desarrollo de ideas creativas e innovadoras, superación académica y profesional, etc.
Teoría X y Y de la motivación.
Douglas McGregor fue quién dio origen a la Teoría X y Y. Sus tesis sobre las capacidades humanas y la necesidad de la autorrealización las fundamenta en las teorías de Abraham Maslow y Frederick Herzberg.
TEORÍA X
· La Motivación principal del hombre son los incentivos económicos.
· El hombre es un agente pasivo que requiere ser administrado, motivado y controlado por la organización.
· Los objetivos individuales se oponen a los de la organización.
· Las emociones humanas son irracionales y no se les debe dar cabida en el trabajo.
· El hombre es esencialmente perezoso y debe ser estimulado mediante incentivos externos.
TEORÍA Y
· El trabajo puede ser una fuente de satisfacción, el hombre común no siente que sea desagradable trabajar.
· Las personas pueden ejercer el autocontrol y auto dirigirse.
· Las personas pueden alcanzar sus propios objetivos individuales en la medida que dirigen sus esfuerzos hacia los objetivos de la organización.
· No se debe dejar de considerar las necesidades propias de los seres humanos, así como, sus emociones.
· La motivación, el potencial de desarrollo y la capacidad de asumir responsabilidades, están presentes en las personas..
La teoría X postula que los seres humanos sienten desgano y apatía por el trabajo, que lo realizan de forma obligada y que la mayoría prefieren que se les indique como realizar las cosas.
Por el contrario, la teoría Y sostiene que el trabajo es algo tan natural para el ser humano como dormir o jugar, que los individuos son capaces de autocontrolarse y autodirigirse, que tienen gran capacidad creativa.
Para McGregor, el punto de partida de la administración, responde a la pregunta acerca de cómo se ven a si mismo los administradores con relación a los demás. De lo anterior se puede concluir que:
a) La teoría X es pesimista, estática y rígida.
b) La teoría Y es optimista, dinámica y flexible.
c) Las teorías se basan en supuestos, no son prescripciones ni sugerencias.
d) No implica necesariamente un tipo de administración dura ni otra suave.
e) Estas teorías son visiones acerca del comportamiento del ser humano
Estilos basados en el uso de la autoridad:
Se aplican tres estilos básicos, el líder autocrático exige y espera cumplimiento, es dogmatico, inflexible y dirige aprovechando su poder de dar las recompensas y castigos. Ejerce por sí solo la autoridad. El estilo autoritario es de dominación, impone sus decisiones, en otras palabras, es un dictador. Algunos líderes autocráticos aparecen como “autócratas benevolentes”, escuchan atentamente las opiniones de sus seguidores antes de tomar una decisión, pero la decisión es de ellos.
El líder democrático, consulta con sus subordinados ciertas medidas y decisiones propuestas y los incita a participar. Los líderes que se encuentran en esta categoría consideran que además de consultar a sus seguidores y ponderar sus opiniones, también deben hacer todo lo que puedan para apoyarlos en la realización de sus tareas.
El líder facilista o de “rienda suelta”, usa su poder muy poco, si es que lo usa realmente alguna vez, y da a los subordinados mucha autonomía en sus operaciones. Estos líderes acuden a los subordinados para fijar sus propias metas y los medios para lograrlas y consideran que su rol es el de colaborar con las actividades de sus seguidores, en calidad de informador y contacto con el medio externo.
El uso de cualquier estilo depende de la situación. Un administrador puede ser muy autocrático en una emergencia; uno difícilmente imaginaría a un jefe de bomberos celebrando una junta muy prolongada con la cuadrilla de trabajo, para considerar la mejor manera de apagar un incendio. Los administradores también son autocráticos cuando sólo ellos tienen las respuestas para ciertas preguntas.
El líder que consulta a sus subordinados adquiere muchos conocimientos y mejora la dedicación de los empleados.
La Toma de Decisiones
Todos tenemos que tomar decisiones constantemente. Estas van desde la decisión elemental que un infante toma cuando decide retirar la mano de una tina de agua caliente, hasta las decisiones sumamente importantes que se toman al negociar acuerdos entre empresas.
La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones. Por lo tanto, es el acto más importante en la práctica gerencial la toma de decisiones. Una decisión es una resolución o determinación final.
También se ha definido la toma de decisiones como la selección de un curso de acción entre dos o más alternativas.
El término decisión se deriva de decidere, que significa "cortar", o sea, el administrador, una vez que ha tomado la decisión, requiere firmeza en su propósito, y debe recordarse que las decisiones a nivel administrativo, son el fundamento de la planificación y el resto de fases del proceso administrativo.
En administración, los gerentes e incluso los empleados, toman más opciones por decisiones, porque una decisión no se puede modificar, en otras palabras, significa abandonar el pasado.
Decisiones Estructuradas y No Estructuradas. Las decisiones estructuradas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que posibilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o descartan alternativas. Verbigracia, los administradores rara vez tienen que preocuparse por el rango salarial de un trabajador recién contratado, ya que por regla general, las empresas cuentan con una escala salarial establecida para todos los puestos. Existen procedimientos de rutina para tratar asuntos de rutina.
Las decisiones estructuradas se utilizan para abordar problemas recurrentes, sean de gran complejidad o simples. En cierta medida, las decisiones estructuradas restringen la libertad, ya que el trabajador tiene menos campo de acción para decidir qué hacer. No obstante, el objetivo de las decisiones estructuradas es liberar.
Las decisiones no estructuradas abordan problemas poco frecuentes, o excepcionales. Si una situación no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que la cubra una política o si resulta tan importante que merece atención especial, deberá ser manejada como una decisión no estructurada. Problemas como distribuir los recursos de una empresa, qué hacer con una línea de productos que no tuvo el éxito esperado, cómo hacer para mejorar las relaciones con la sociedad, etc., constituyen situaciones dónde el gerente toma decisiones trascendentales del tipo no estructurada.
En tanto se asciende en el nivel jerárquico de la empresa, la capacidad para tomar decisiones no estructuradas toma mayor relevancia. Es por eso que la mayor parte de los programas de desarrollo de administradores, y especialmente los gerentes, pretende mejorar las habilidades para la toma de decisiones no estructuradas, por regla general, enseñándoles a analizar los problemas en forma sistemática y tomar decisiones lógicas.
La Comunicación
Ya sea que se trate de un distrito escolar, un banco, un sistema de transporte o una planta manufacturera, la comunicación eficaz es esencial.
¿Qué es comunicación?
La comunicación se puede definir como la transferencia de información y entendimiento entre personas por medio de símbolos con significados.
La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, para poder expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones, etc., de la misma manera se vuelve imperiosa dentro de las empresas, por lo que se pueden mencionar algunos beneficios en los cuales ayuda:
· Establecer y difundir los propósitos y metas de la empresa.
· Desarrollar planes para lograr dichos propósitos.
· Organizar los recursos humanos en forma efectiva.
· Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa.
· Originar un clima de amplia participación.
· Controlar el desempeño de los miembros.
· Influir en la motivación de nuestros trabajadores.
El proceso de la comunicación.
Para llevar a cabo una comunicación eficaz, es necesario que en el flujo de la transmisión de ideas, intervengan varios elementos, los que se describen a continuación:
1. Emisor (codificador): fuente de información e iniciador del proceso de comunicación. Es su responsabilidad elegir el tipo de mensaje y canal más eficaces, tras de lo cual codifica el mensaje.
En una empresa será la persona que tiene una información, necesidades o deseos y la intención de comunicarlos a una o más personas.
La Codificación consiste en la traducción de información a una serie de símbolos para la comunicación. Esta es necesaria porque la información únicamente puede transmitirse de una persona a otra por medio de representaciones o símbolos.
2. Receptor (decodificador): es el individuo que recibe, por medio de sus sentidos, el mensaje del transmisor.
La decodificación es la interpretación y traducción de un mensaje para que la información tenga sentido. Uno de los principales requisitos que debe cubrir el receptor es la capacidad de escuchar.
Escuchar es el acto de prestar atención a un mensaje, no únicamente oírlo. Lineamientos para la escucha eficaz
3. Mensaje: es la información codificada que el transmisor envía al recepto. El mensaje puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o más de los sentidos del receptor.
4. Canales: Es el medio de comunicación entre el transmisor y el receptor, algo así como el aire es para las palabras y el papel para las letras.
5. Retroalimentación: es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibió y comprendió.
6. Percepción: es el significado atribuido a un mensaje por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los individuos, por la manera en que organizan esos elementos en su memoria y por los significados que les atribuyen.
Barreras en la Comunicación.
Son las condiciones o factores que interfieren en la transmisión efectiva de un mensaje, y entre ellas se encuentran:
Barreras Interpersonales.
· La interpretación que realiza el receptor del mensaje.
· Defectos fisiológicos del emisor o receptor.
· Los sentimientos y emociones del emisor o receptor.
· Las condiciones medio-ambientales en que se da el mensaje.
· El uso de la semántica, tales como diferencias de lenguaje, palabras no adecuadas, información insuficiente, etc.
Barreras empresariales.
Cuando una empresa crece, su estructura orgánica se amplía mucho, originando problemas en la comunicación, con lo que se generan situaciones donde se agrega, se modifica, se elimina o se cambia totalmente un mensaje, y más si el mensaje ha sido transmitido en forma oral.
Otra barrera se traduce en la autoridad administrativa, donde se debe recordar que la autoridad es una característica de toda empresa, por lo que, esa supervisión genera una barrera, y por último, la especialización es otra barrera que afecta la eficacia de la comunicación.
