OPCIONES, TRÁMITES Y REQUISITOS PARA LA CREACION DE EMPRESAS.
Antes de continuar es necesario recordar algunas de las clases de empresas según el número de propietarios.
Clases de empresas de acuerdo al número de propietarios.
Individuales: Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares.
Empresa unipersonal: Es la persona natural o jurídica, que, reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio, destina parte de sus activos para una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica.
Sociedades: Son las empresas de propiedad de dos o mas personas llamadas socios.
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad, y se denominan socios, los cuales hacen un aporte en dinero, en trabajo o en bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre si las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.
Empresa de economía solidaria: " Es cooperativa la empresa asociativa sin ánimo de lucro, en la cual los trabajadores o los usuarios, según el caso, son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general" Art. 4to Ley 79 de 1988
Por mandato constitucional el Estado tiene la obligación de proteger y promover las formas asociativas y solidarias de propiedad, tal como lo establecen los artículos 58, 64 y 333 de la Carta Política. Estos mandatos han sido desarrollados, entre otros, por el artículo 2º de la Ley 79 de 1988 y el artículo 3º de la Ley 454 de 1998.
¿Que es el Cooperativismo?
El cooperativismo es una doctrina socio-económica que promueve la organización de las personas para satisfacer de manera conjunta sus necesidades. El cooperativismo está presente en todos los países del mundo. Le da la oportunidad a los seres humanos de escasos recursos de tener una empresa de su propiedad junto a otras personas. Uno de los propósitos de este sistema es eliminar la explotación de las personas por individuos o empresas dedicados a obtener ganancias. La participación del ser humano común asumiendo un rol protagonista en los procesos socio-económicos de la sociedad en la que vive es la principal fortaleza de la doctrina cooperativista. Además de ser una forma de asociación económica entre productores mucho más justa que aquella que persigue sólo el lucro, el modelo cooperativo de solidaridad propone al mundo principios filosóficos de convivencia más humanos y tolerantes. El cooperativismo se rige por unos valores y principios en el desarrollo integral del ser humano.
¿Qué es una cooperativa?
Una cooperativa es una asociación autónoma de personas que se han unido de forma voluntaria para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática. Sin la actitud cooperativa en cada ser humano, es difícil tener conveniencia y desarrollo social, económico, político, cultural, tecnológico y científico. En la cooperación y el cooperativismo está la fuente que da origen y vida al desarrollo de una sociedad. Ellas tienen sus bases en la autonomía de las unidades que lo integran; en una administración interna democrática; y en la ausencia de ánimo de lucro, según lo que dice Robert Owen, el más fiel exponente de la cooperación y el cooperativismo de Inglaterra. Como podemos apreciar en todo lo expuesto, la cooperación y el cooperativismo tienen una importancia fundamental en el desarrollo de una sociedad.
ASOCIACIONES
PASOS A SEGUIR EN LA CONSTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE UNA SOCIEDAD.
1. Elaboración del acta de constitución.
2. Verificación Cámara de comercio Nombre y razón social.
3. Elaboración de la minuta de constitución.
4. Protocolización de la escritura pública en cámara de comercio.
5. Matricula mercantil.
6. El certificado de existencia y representación legal.
7. El NIT y el RUT.
8. El registro de los libros contables.
9. Solicitud Numeración de Facturación.
¿Cómo se constituye una asociación?
Una asociación puede constituirse:
Por acta de constitución junto con los estatutos.
Por escritura pública.
Por documento privado.
Por acta de constitución.
De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener:
Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.
Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio.
Nota: se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.
Por escritura pública.
Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.
Por documento privado.
Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.
Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.
¿Qué debe contener el documento de constitución?
Ø Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.
Ø Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.
Ø Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
Ø Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.
Ø Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.
Ø Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.
Ø Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).
Ø Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.
Ø Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
Ø Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).
Ø Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.
Ø Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza).
Ø Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Para las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales (que obtienen un beneficio mutuo) es obligatorio tener revisor fiscal).
Ø Las entidades del sector solidario pueden tener órganos de control interno (junta de vigilancia, comité de control social, comité de vigilancia y junta de control social), en el caso de estar regulados estatutariamente, deben indicar su conformación y sus facultades.
Ø Presentación personal ante la Cámara de Comercio de La Dorada o reconocimiento ante notaria.
Ø Nombramientos de:
· La junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.
· Revisor fiscal.
· Representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc.
¿Dónde debe inscribirse la entidad?
La entidad debe presentar su solicitud de registro en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal y diligenciar el formulario adicional de registro para fines tributarios, con el propósito de tramitar el Número de Identificación Tributaria (NIT), quedar inscrito en el Registro Único Tributario, (RUT), que lleva la DIAN.
ALGUNAS DEFINICIONES:
Contrato: Acuerdo de voluntades encaminado exclusivamente a generar obligaciones. El nacimiento de obligaciones es el que da el efecto propio del contrato. (ART.1495 del C.C.)
Persona Natural: Persona física (o persona natural) es un concepto jurídico, cuya elaboración fundamental correspondió a los juristas romanos. En términos generales, es todo miembro de la especie humana susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones. En algunos casos se puede hacer referencia a estas como personas de existencia visible, de existencia real, física o natural.
Persona Jurídica: es una persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones por medio de un representante legal. “Se llama persona jurídica a una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.
La persona jurídica necesita siempre ser representada. “La capacidad de obrar de la persona jurídica resulta del fin que persigue y de los estatutos en los cuales se prevén los medios de realizarlo. Esa capacidad la desempeñan sus órganos. Los artículos 633 y 639 del C.C., y 27 de la ley 57 de 1887 consagran la capacidad de derecho de la persona jurídica”(CSJ). , Cas, Civil, Sent. Jun 13/75).
Las cooperativas forman una persona distinta de sus miembros individualmente considerados. (parágrafo del Art.143 del decreto 2150 de 1995)
ANIMO DE LUCRO: Se presume que una empresa asociativa no tiene ánimo de lucro, cuando cumpla los siguientes requisitos: (Art. 4 ley 79 de 1988)
Ø Que establezca la irrepartibilidad de las reservas sociales y en caso de liquidación, la del remanente patrimonial.
Ø Que destine sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social, al crecimiento de sus reservas y fondos, y a reintegrar a sus asociados parte de los mismos en proporción al uso de los servicios o a la participación en el trabajo de la empresa, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real.
Documento Privado: Es el que no ha sido realizado por ningún funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. (Art.251 del C.P.C.).
Escritura Publica: Es la otorgada por un notario en ejercicio de su cargo e incorporada en el respectivo protocolo.
El RUT es el número de identificación tributaria de una persona y sirve para ubicarla y clasificarla como contribuyente o no contribuyente del impuesto de renta o de otros tributos, del patrimonio, o si es responsable del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
El RUT lo deben sacar todas las personas que están obligadas a presentar declaración de renta, pagar impuestos, los exportadores, los vendedores y los trabajadores independientes que celebren contratos de prestación de servicios, dentro de los plazos que fije la ley.
¿Cuál es la relación entre el RUT y el NIT?
Sólo existe una relación: identificar al contribuyente. De la inscripción en el RUT se deriva el NIT que constituye el Número de Identificación Tributaria y/o el código de identidad para los inscritos en el RUT. El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado. También permite la identificación de los agentes retenedores; los importadores, exportadores, demás usuarios aduaneros, y los sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, respecto de los cuales ésta requiera su inscripción.
¿Qué es el NIT?
El NIT es el Número de Identificación Tributaria que asigna la DIAN por una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT. La conformación del NIT es de competencia de la DIAN.
¿Qué contiene el RUT?
Este registro permitirá conocer entre otros datos los nombres, apellidos o razón social del contribuyente o usuario aduanero o cambiario, su número de identificación tributaria NIT, su domicilio y ubicación (administración, departamento, municipio, dirección, teléfonos, apartado aéreo), la descripción del tipo de contribuyente, la actividad económica, las responsabilidades y demás información inherente a su actividad.
¿Para qué sirve el RUT?
La inscripción en el RUT, que como ya se dijo da lugar a la asignación del NIT, sirve para realizar actuaciones tributarias, comerciales, financieras y administrativas, ante las entidades públicas y privadas.
El RUT le permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.
¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?
-Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,
-Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio,
-Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado,
-Los agentes retenedores,
-Los importadores y exportadores,
-Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero,
-Los profesionales en compra y venta de divisas, y
-Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.
¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?
Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse en forma previa:
- Al inicio de la actividad económica.- Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN.- A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
¿Debo volver a registrarme si ya estaba inscrito?
La DIAN requiere contar con el registro de clientes y ampliar la información que tiene sobre ellos, razón por la cual se creó, por medio de la Ley 863 de 2003, el nuevo registro tributario, que reemplaza e incluye:
-. El Registro Único Tributario utilizado por la DIAN;
-. El Registro Nacional de Vendedores;
-. El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios, y
-. El Registro de los usuarios aduaneros autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Por lo anterior, todos los sujetos obligados, que ya estaban inscritos, deben volver a inscribirse en el nuevo RUT dentro de los plazos y condiciones establecidos por el Gobierno Nacional.
¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?
La inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su renovación, salvo que se presenten situaciones que exijan su actualización.¿Cómo me inscribo?
La inscripción en el RUT comprende: diligenciamiento del formulario oficial, presentación ante la Administración y demás puntos habilitados para el efecto, y formalización de la inscripción.
El diligenciamiento del formulario puede hacerse por internet ingresando a la página web de la DIAN, www.dian.gov.co, o asistido por un funcionario acreditado en los puntos de atención autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
¿Qué documentación se requiere para diligenciar el formulario de inscripción en el RUT?
Para diligenciar el formulario, que no se consigue en documento físico, solamente por internet, se requiere tener a disposición los documentos e información relativa a la identificación, constitución, representación, revisoría fiscal, establecimientos de comercio, matrícula mercantil, y demás documentos pertinentes dependiendo las características del obligado y las responsabilidades que tenga frente a la DIAN.
¿Qué debe hacerse una vez se diligencia el formulario por internet?
Una vez diligenciado el formulario de inscripción en el Registro Único Tributario por Internet, el obligado procederá a imprimirlo. El formulario impreso con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” deberá ser presentado en forma presencial en los puntos de atención habilitados por la DIAN, o remitido por correo certificado a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales con jurisdicción en el domicilio del obligado.
¿La presentación personal del formulario qué documentación adicional requiere?
Persona natural: original del documento de identificación Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.
Personas naturales comerciantes: documento de Identificación y Certificado de Cámara de Comercio, con información vigente a la fecha de la presentación.
Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, en el cuerpo del formulario, cuando se actúe a través de terceros.
Personas jurídicas: documento que acredite la existencia y representación legal, con información vigente a la fecha de presentación.
¿Qué documentación debe anexarse cuando el formulario se envíe por correo certificado?
1.- Persona natural: fotocopia del documento de identificación del interesado o del representante legal.
2.- Personas jurídicas no será necesario anexar documento adicional al formulario.
¿Qué es la formalización de la inscripción?Es el procedimiento mediante el cual se establece la identidad del interesado y se legaliza el contenido de la información suministrada a través del formulario del nuevo Registro Único Tributario.
¿Para formalizar debo presentarme personalmente?
Existen las siguientes alternativas:
a) Personalmente por el interesado para persona natural, o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente, para la persona jurídica.
b) A través de apoderado debidamente acreditado.
c) A través de terceros previa autenticación de la firma del interesado o quien ejerza la representación legal, en el cuerpo del formulario.
Tratándose de la inscripción de personas jurídicas u otras entidades al momento de formalizar la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o representación legal.
¿Cómo se efectúa la formalización?
Una vez presentado el formulario, el funcionario competente verifica la identidad del obligado, revisa y valida la información e imprime el documento que contiene la leyenda “CERTIFICADO“, el cual debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y el funcionario facultado.
El original de la impresión será entregada al interesado y copia de la misma reposará en la Administración.
¿Cómo y cuándo tiene lugar la formalización en el caso de los formularios remitidos por correo certificado?
Cuando la solicitud contenga la leyenda “EN TRÁMITE” y se haya remitido por correo certificado, una vez decepcionada en debida forma, la Administración cuenta con cinco días hábiles para adelantar el proceso de formalización. En este caso se generará el certificado que podrá enviarse por correo certificado o se entregará personalmente.
Cuando la solicitud contenga la leyenda “EN TRÁMITE PARA ASISTIR”, el interesado deberá presentarse en los puntos de atención autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para aclarar las dudas que se presenten, resueltas las mismas se generará el certificado, se firmará y entregará.
¿Cuánto vale la inscripción?
La inscripción en el Registro Único Tributario no tiene costo
¿Qué documentos debo presentar?
Sólo una fotocopia de la Cédula de Ciudadanía, si es persona natural. Si se trata de una persona jurídica deberá allegar certificado de Constitución y Gerencia y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. Una vez diligenciado el formulario del RUT, debe tomar una fotocopia de dicho formulario y entregarlo en la ventanilla de radicación.
¿Alguna relación con el Registro Mercantil?
Aquellas personas que desarrollen actividades económicas que requieran registro ante las Cámaras de Comercio, es decir, que estén obligadas a efectuar el Registro Mercantil, deben inscribirse en el RUT simultáneamente con la inscripción en dicha entidad y con el fin de obtener el NIT, el cual debe estar incluido en los certificados de existencia y representación legal y en los de matrícula mercantil.
Actualmente, en las oficinas de las Cámaras de Comercio pueden hacerse simultáneamente las dos inscripciones: RUT y Registro Mercantil. No es necesario hacer doble vuelta.
Es importante señalar que la inscripción en el Registro Único Tributario RUT debe realizarse previamente al inicio de la actividad económica.
¿Cuál es el marco normativo del RUT?
Ley 863 de 2003, artículo 19; Decreto Reglamentario 2788 de 2004; Resolución 8502 de 2004; Resolución 8346 del 2004.
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LOS COMERCIANTES:
“Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. Ver articulo 20 Código de comercio.
¿Quienes son comerciantes?
Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes actos:
1. Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.
2. Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto, y
3. Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio (Art, 13 C. de Co.)
Obligaciones de los comerciantes:
Es obligación de todo comerciante:
1. Matricularse en el Registro Mercantil.
2. Inscribir en el registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.
4. Conservar, con arreglo a la ley la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
5. Denunciar ante el juez competente, la cesación en el pago de sus obligaciones mercantiles.
6. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art, 19 C. de Co.)
Tramites legales del comerciante:
Los comerciante legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cámara de Comercio, deben tramitar los siguientes documentos, para tener derecho a ejercer el comercio de acurdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades para determinar los trámites y requisitos que legalizan el funcionamiento de un negocio. Para esto, los comerciantes deben acreditar los documentos expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa:
· Copia del registro mercantil expedido por la cámara de comercio.
· Copia de la matricula de industria y comercio expedido por la Tesorería Municipal.
· Paz y salvo dela Tesorería Municipal por el pago de impuestos municipales.
· Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud pública.
· Certificado del cuerpo de bomberos.
· Certificado expedidos por las oficinas de Planeación Municipal, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante.
· Paz y salvo de Sayco y Acimpro si la actividad comercial lo requiere.
